Cómo maximizar el rendimiento de tu evento virtual en 2022

Medición de la rentabilidad de los eventos

Al igual que todas las decisiones empresariales, antes de organizar un evento virtual deben fijarse objetivos específicos e indicadores clave de rendimiento (KPI) como parte del proceso de planificación. Lo que hay que buscar y cómo evaluar los criterios de estos KPI puede ser un poco diferente del método estándar de retorno de la inversión.

Aunque las ventas de productos y las métricas financieras son los indicadores más directos del retorno de la inversión (ROI), en el caso de los eventos virtuales hay que dar algunos pasos más para obtener la cifra del retorno del evento (ROE).

• En primer lugar, se debe calcular el coste total de la celebración de su evento, desde la tarifa por el alojamiento en la plataforma virtual hasta el tiempo del personal empleado en la planificación y creación de contenidos, pasando por el presupuesto de marketing.

• A continuación, se puede utilizar una serie de herramientas, análisis y métricas para medir el impacto del evento, tanto cualitativa como cuantitativamente. Los ingresos generados como resultado directo del evento son un sólido indicador cuantitativo. La mejora de la experiencia del cliente y el conocimiento de la marca son mediciones cualitativas difíciles de definir con una sola métrica, pero no menos valiosas que los ingresos directos a largo plazo.

• El último paso consiste en medir el coste total del evento en relación con los objetivos y resultados que estableció como parte de la planificación del mismo.

Planificación de eventos para un ROE exitoso

Una de los aspectos más importantes que hay que hacer para asegurarse de alcanzar el objetivo de ROE es establecer los objetivos del evento.

Empieza con las siguientes preguntas: ¿Cuál es el objetivo del evento virtual? ¿Y cuál es el resultado deseado? Los siguientes son objetivos comunes de los eventos virtuales:

• Llegar a nuevos clientes: la generación de clientes potenciales suele ser el objetivo más buscado en los eventos virtuales.
• Concienciación de la marca: organizar un evento para dar a conocer tu empresa o una campaña específica, un producto o una misión relacionada con la RSC es una buena forma de acceder a nuevas redes.
• Ventas: aprovechar las ventas directas en un evento virtual o generar contactos para el lanzamiento de un producto.
• Generación de ingresos: la métrica de ROE más fácilmente calculable, los eventos virtuales pueden generar ingresos a través de la venta de entradas, el patrocinio y las ventas directas.

Generación de clientes potenciales para maximizar la rentabilidad de los eventos virtuales

Al organizar un evento virtual, se aumenta instantáneamente la posibilidad de un mayor número de clientes potenciales que se pueden atraer en comparación con los eventos presenciales. No hay restricciones en cuanto a los asistentes, ni límite de capacidad del lugar de celebración, ni restricciones geográficas. Miles de visitantes pueden conectarse desde Colombia hasta China, Alemania o las Bahamas con un solo clic. Esto es genial si tienes un grupo objetivo muy nicho y especializado que está disperso por todo el mundo.

Pero para maximizar y comprender realmente el resultado de nuevos clientes potenciales, se necesitan aprovechar los datos y los informes detallados disponibles del y en el evento. 

Los eventos virtuales generan informes detallados, tanto estándar como individuales, del comportamiento de los usuarios y de todos los visitantes. Las herramientas de información recogen perfiles de visitantes únicos que muestran información general como la ubicación de los usuarios, el tiempo que pasan en línea y los inicios de sesión repetidos. Sin embargo, el verdadero potencial de generación de leads se encuentra cuando se profundiza en los datos que registran el tiempo que los usuarios pasan en stands específicos, viendo vídeos, viendo transmisiones del auditorio, interactuando con el contenido, descargando materiales y el número de intercambios de chat.

Patrocinio y publicidad para obtener ingresos adicionales

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Una forma de desbloquear una fuente de ingresos adicional es ofrecer opciones de patrocinio tanto para el evento en vivo como para todas las comunicaciones del evento, como en las publicaciones en las redes sociales y el marketing por correo electrónico. El patrocinio de eventos virtuales ofrece diversas oportunidades para presentar a los socios y patrocinadores, ayudarles a aumentar el conocimiento y la exposición de su marca y generar nuevos contactos potenciales para clientes potenciales y ventas. 

Los eventos virtuales utilizan una variedad de características para destacar a los patrocinadores en el lugar del evento, y pueden incorporar opciones escalonadas para dar mayor visibilidad a los patrocinadores premium. Por ejemplo, un patrocinador premium de primer nivel podría asegurarse el banner más visible en el espacio más popular, y un paquete de promociones en redes sociales y correo electrónico en el marketing previo al evento. También podría obtener publicidad en vídeo durante las ponencias, o acceso a todos los visitantes que hayan optado por recibir información de marketing.

Del mismo modo, puede optar por incluir anuncios en la producción audiovisual de las sesiones del evento. Esto tiene la ventaja combinada de proporcionar un contenido atractivo y de alto valor de producción a sus visitantes durante las sesiones, y de crear otra oportunidad de ingresos adicionales a través de la promoción pagada.