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Event Organizers & Marketing Professionals | 7 Minutes
Immer mehr Unternehmen und Organisationen entscheiden sich dafür, ihre Veranstaltungen im Jahr 2022 virtuell durchzuführen. Virtuelle Treffen sind einfach zugänglich, inklusiv, kostensparend und nachhaltiger als Vor-Ort Events. Es kann jedoch schwierig sein, den Erfolg zu messen, wenn man nicht weiß, worauf man bei der Analyse achten muss. Aus diesem Grund haben wir diesen strategischen Leitfaden zur Messung - und Steigerung - der Rendite von virtuellen Veranstaltungen zusammengestellt.
Messung des ROI für Veranstaltungen
Wie bei allen geschäftlichen Entscheidungen sollten vor der Durchführung einer virtuellen Veranstaltung im Rahmen des Planungsprozesses spezifische Ziele und Leistungsindikatoren (KPIs) festgelegt werden.
Event-KPIs unterscheiden sich jedoch ein wenig von der üblichen Kennzahlen, wie man sie aus dem Finanz- oder Marketingbereich kennt: Produktverkäufe und Umsatz sind übliche Grundlagen für den Return on Investment (ROI) sind. Bei virtuellen Veranstaltungen sind weitere Schritte erforderlich, um den Return on Event (ROE) zu ermitteln.
Zunächst müssen Sie die Gesamtkosten für die Durchführung Ihrer Veranstaltung ermitteln, einschließlich aller Ausgaben - von den Gebühren für das Hosting der virtuellen Plattform über die für die Planung und Erstellung der Inhalte aufgewendete Zeit bis hin zum Marketingbudget für Teilnehmerwerbung.
Als nächstes können Sie eine Reihe von Tools, Analysen und Metriken verwenden, um die Auswirkungen Ihrer Veranstaltung zu messen - sowohl qualitativ als auch quantitativ. Ein quantitativer Indikator sind die Einnahmen, die als direkte Folge Ihrer Veranstaltung erzielt wurden. Verbesserte Kundenerfahrungen und Markenbekanntheit sind qualitative Messgrößen, die sich nur schwer mit einer einzigen Kennzahl definieren lassen. Langfristig sind sie aber nicht weniger wertvoll als direkte Einnahmen.
Der letzte Schritt besteht darin, die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung an den Zielen und Ergebnissen zu messen, die Sie im Rahmen Ihrer Veranstaltungsplanung festgelegt haben.
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Lassen Sie uns ein Beispiel betrachten. Wenn das Ziel Ihrer virtuellen Veranstaltung darin besteht, Frühbucheranmeldungen für eine Produkteinführung zu generieren, können Sie die Gesamtzahl der gewonnenen Leads zur Messung Ihrer Kapitalrendite heranziehen. Wenn die Gesamtkosten für Ihr virtuelles Event 3.000€ betragen und Sie 100 Leads gewinnen, kaufen 30 % dieser Leads das Produkt. Diese 30 neuen zahlenden Kunden kosten also jeweils 100 €. Wenn jeder dieser Kunden 100 €oder mehr ausgibt, haben Sie einen Nettogewinn und eine positive Eigenkapitalrendite erzielt.
Aber das ist noch nicht alles. Das Großartige an der Kapitalrendite virtueller Veranstaltungen ist das hohe Maß an Marktwissen, das mithilfe von Analysen und Metriken erfasst werden kann, die bei physischen Veranstaltungen nicht verfügbar sind. Es gibt viele Möglichkeiten, Teilnehmer und Benutzerinteraktionen zu verfolgen, so geht der ROE weit über die anfängliche Lead-Generierung und den Produktverkauf hinaus Dies kann hilfreich sein, um nicht nur direkte Verkäufe während der Veranstaltung, sondern auch zukünftige Leads zu generieren.
Veranstaltungsplanung für einen positiven ROE
Eines der wichtigsten Dinge, um sicherzustellen, dass Sie Ihr ROE-Ziel erreichen, ist die Festlegung von Zielen für Ihre Veranstaltung.
Beginnen Sie mit zwei Fragen: Was ist der Zweck Ihrer virtuellen Veranstaltung? Und was ist das gewünschte Ergebnis? Die folgenden Ziele sind bei virtuellen Veranstaltungen üblich:
- Die Generierung neuer Kunde und von Leads ist in der Regel das am häufigsten angestrebte Ziel für virtuelle Veranstaltungen.
- Kampagnen- oder Markenbekanntheit - die Ausrichtung einer Veranstaltung zur Steigerung der Bekanntheit Ihres Unternehmens oder einer bestimmten Kampagne, eines Produkts oder einer CSR-bezogenen Mission ist eine gute Möglichkeit, neue Netzwerke zu erschließen.
- Verkauf - Erschließung von Direktverkäufen im Rahmen einer virtuellen Veranstaltung oder Generierung von Leads für eine bevorstehende Produkteinführung.
- Umsatzgenerierung - die am leichtesten zu berechnende ROE-Kennzahl: Virtuelle Veranstaltungen können durch Ticketverkäufe, Sponsoring und Direktverkäufe Einnahmen generieren.
Das Verständnis Ihrer Veranstaltungsziele ist der Schlüssel zur Bewertung Ihres Return of Events.
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Mit einem klar definierten Ziel können Sie planen, dass Ihre virtuelle Messe auf ähnliche Weise wie vor-Ort Veranstaltungen prospects generiert. Virtuelle Veranstaltungsplattformen bieten Besucher-Tracking, um Potentialkunden zu identifizieren.
Sprechen Sie Interessenten an, indem Sie themenspezifische Workshops oder Breakout-Sessions veranstalten, die sich direkt an eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern richten. Wenn Sie mit Ihrer virtuellen Veranstaltung ein neues Produkt vermarkten, warum nicht Gruppendiskussionen zu Problemen veranstalten, die Ihr Produkt löst? VIP-Bereiche existieren auch auf virtuellen Veranstalungen und können das Prestige erhöhen und hochkarätige Teilnehmer zur Teilnahme bewegen.
Der Einsatz eines virtuellen Messestandes mit persönlichen Video-Avataren Ihrer Vertriebsmitarbeiter schafft Vertrauen bei den Kunden und verleiht Ihrer Marke Sichtbarkeit und Persönlichkeit. Digitale Messestände verfügen über eine Vielzahl interaktiver Funktionen, die es leicht machen, mit den Besuchern in Kontakt zu treten und Möglichkeiten für private Chats oder Folgetreffen zu schaffen. Dank interaktiver Designs und integrierter Multimediabibliotheken sind sie auch ideal für die Präsentation von Produktinformationen geeignet. Produktlisten zeigen Bilder, Beschreibungen und Preise an, die alternativ in einem Kacheldesign angezeigt werden können. Darüber hinaus ist es möglich, individuelle CTA-Buttons einzufügen, die den Besucher auf verlinkte Dokumente oder auf Online-Shop-Einträge weiterleiten. Sie können sogar Ihre CRM-Software direkt in die Event-Funktionen integrieren, um Lead-Daten für Follow-ups sofort zu erfassen und hochzuladen, und auch zu automatisieren.
Lead-Generierung zur Maximierung des ROE für virtuelle Veranstaltungen
Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, erhöhen Sie im Vergleich zu persönlichen Veranstaltungen die Reichweite. Es gibt keine Beschränkungen hinsichtlich der Teilnehmerzahl, der Kapazität des Veranstaltungsortes oder der geografischen Lage. Tausende von Besuchern können sich von Kolumbien bis China, von Deutschland bis zu den Bahamas mit nur einem Klick anmelden. Das ist großartig, wenn Sie eine sehr spezialisierte Zielgruppe haben, die über den ganzen Globus verstreut ist.
Aber um das Ergebnis zu maximieren und wirklich zu verstehen, müssen Sie die detaillierten Daten und Berichte nutzen, die auf Ihrer Veranstaltung verfügbar sind.
Virtuelle Veranstaltungen bieten Berichte über das Nutzerverhalten aller Ihrer Besucher. Individuelle Besucherprofile werden von Tracking tools erfasst, und Informationen wie den Standort eines Benutzers, die online Zeit und wiederholte Anmeldungen dargestellt. Das wahre Potenzial zur Lead-Generierung zeigt sich jedoch, wenn Sie die Daten auswerten: Wie viel Zeit verbringt ein Nutzer an einem virtuellen Messestand, welche Videos und Vorträge hat er sich angesehen, mit welchen Inhalten wurde interagiert und welche Materialien wurden herunterladen und so weiter ….
Virtuelle Events zeichnen granulare Details mit Analysen auf, die Ihnen helfen, zukünftige Kampagnen für mehr Kundeninteraktionen zu erstellen.
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Darüber hinaus kann die Nutzung einer “Mediathek” nach und vor der Veranstaltung einen Ihre Gesamtkapitalrendite steigern. Sie können Workshops und Keynote-Reden aufzeichnen und für E-Mail-Marketing- und Social-Media-Kampagnen wiederverwenden, um Leads im Rahmen der Nachbereitung Ihrer Veranstaltung warm zu halten, indem die Veranstaltung weiterhin genutzt wird.
Wenn auf Ihrer Veranstaltung möglicherweise gleichzeitig Workshops stattfinden, ist es für Ihre Teilnehmer von Vorteil, wenn Sie ihnen die Inhalte nach der Veranstaltung mit einer höflichen "Falls Sie es verpasst haben"-E-Mail zur Verfügung stellen, die ihnen nicht nur eine zweite Chance zum Anschauen gibt, sondern auch den Lebenszeitwert Ihrer Veranstaltung auf unbestimmte Zeit verlängert.
Ein großer Vorteil für das Endergebnis und die Kapitalrendite sind die vergleichsweise geringen Kosten, die durch die virtuelle Veranstaltung entstehen. Digitale Veranstaltungen sind kosteneffizienter als herkömmliche persönliche Veranstaltungen, und im Durchschnitt können Sie allein durch die Online-Veranstaltung mit Einsparungen von etwa 25% rechnen.
Sponsoring und Advertorials für zusätzliche Einnahmen
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Eine Möglichkeit, eine zusätzliche Einnahmequelle zu erschließen, ist das Angebot von Sponsoring-Optionen sowohl für die Live-Veranstaltung als auch für die Veranstaltungskanäle vor und nach der Veranstaltung, z. B. in Social-Media-Posts und im E-Mail-Marketing. Das Sponsoring virtueller Veranstaltungen bietet Partnern und Sponsoren verschiedene Möglichkeiten, ihre Markenbekanntheit und -präsenz zu steigern und neue potenzielle Kontakte für Leads und Verkäufe zu generieren.
Virtuelle Veranstaltungen nutzen eine Vielzahl von Funktionen, um Sponsoren auf dem gesamten Veranstaltungsgelände hervorzuheben. Ein Premium-Sponsor könnte sich beispielsweise das am Banner an der Platzierung mit dem meisten Traffic und Visibilität sichern und ein Paket mit Social-Media- und E-Mail-Werbung im Rahmen des Marketings vor der Veranstaltung erhalten. Außerdem könnte er Videowerbung während der Keynotes erhalten oder Zugang zu allen Besuchern, die ein Optin für den Erhalt von Marketinginformationen gegeben haben.
In ähnlicher Weise können Sie sich dafür entscheiden, in die Vorträge Ihrer Veranstaltungen Werbespots einzubauen. Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihren Besuchern während der Sitzungen ansprechende, hochwertige Inhalte bieten und eine weitere Möglichkeit für zusätzliche Einnahmen durch bezahlte Werbung schaffen.
Virtuelle Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, rund um die Uhr verfügbar zu sein, was einen zusätzlichen Wert für Sponsoring-Slots schafft. Die Möglichkeit, eine intuitive und ansprechende virtuelle Plattform zu nutzen, um der Welt Ihre Lösungen jederzeit über deren Desktops oder Mobilgeräte zu präsentieren, steigert Ihre Besucherzahlen und die Preise für Sponsoring.
Die wichtigste Erkenntnis aus der ROE-Übung ist, dass es unzählige Möglichkeiten gibt, die Sie vor, während und nach Ihrer Veranstaltung nutzen können. Wenn Sie den ursprünglichen Zweck und das Ziel Ihrer Veranstaltung im Auge behalten, können Sie die Lead-Generierung verbessern und Ihrem Unternehmen mehr Verkaufsumsatz bringen.
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