Comment maximiser votre retour sur investissement lorsque vous passez au virtuel en 2022

Organisateurs d'événements et professionnels du marketing | 7 Minutes

De nombreuses entreprises continuent à avoir leurs meetings et réunions en ligne en 2022. Ils ont découvert que les rencontres virtuelles sont accessibles, économiques et moins offensives sur l'environnement que les événements en présentiel. Mais il peut être difficile de mesurer le succès d’un événement lorsqu'on ne sait pas quelles analyses rechercher. C’est pourquoi nous avons créé ce guide pour mesurer - et augmenter - votre retour sur les événements (ROI) lorsque vous passez en mode virtuel.

Mesure du ROI pour les événements

Comme pour toutes les décisions d’affaires, avant d’organiser un événement virtuel, il faut établir des objectifs précis et des indicateurs clés de performance (KPI) dans le cadre du processus de planification. La façon d’évaluer les critères de ces KPI peut être légèrement différente de la méthode standard de rendement du capital investi.

Bien que les données sur les produits et les données financières soient les indicateurs les plus simples du rendement du capital investi (ROI), avec les événements virtuels, il y a quelques étapes de plus pour obtenir le chiffre du rendement du capital investi.

Tout d’abord, vous devez calculer le coût total de l’hébergement de votre événement - des frais pour l’hébergement de la plateforme virtuelle, au temps du personnel utilisé pour planifier et créer le contenu, et le budget marketing
Ensuite, vous pouvez utiliser un certain nombre d’outils, d’analyses et de mesures pour mesurer l’impact de votre événement - tant qualitativement que quantitativement. Le revenu généré directement par votre événement est un indicateur quantitatif. L’amélioration de l’expérience client et de la notoriété de la marque sont des mesures qualitatives difficiles à définir par une seule mesure, mais non moins précieuses que les revenus directs à long terme.
La dernière étape consiste à mesurer le coût total de votre événement par rapport aux objectifs et aux résultats que vous avez fixés.

Virtual event engagement - Debates and Discussions

Prenons un exemple. Si l’objectif de votre événement virtuel est de générer des inscriptions pour le lancement d’un produit, vous pouvez utiliser le nombre total de pistes que vous avez saisies pour mesurer votre ROI. Si le coût total de votre événement virtuel était de 3 000 $ et que vous avez saisi 100 pistes, selon les renseignements sur le marché, 30 % de ces pistes achètent le produit. En fait, ces 30 nouveaux clients payants coûtent chacun 100 $. Si chacun de ces clients dépense 100 $ ou plus, vous avez réalisé un bénéfice net et un ROI positif.

Ce qui est formidable au sujet du ROI dans les événements virtuels, c’est le niveau élevé de renseignements sur les marchés qui peuvent être recueillis au moyen d’analyses qui ne sont pas disponibles pendant les événements physiques. Il existe de nombreuses façons de suivre l’engagement des utilisateurs qui font en sorte que le ROI s'étende bien au-delà de la génération initiale de pistes et des ventes de produits. Cela peut être utile pour générer non seulement des ventes directes en cas d’événement, mais aussi de futures pistes.

Planification d’événements pour un ROI réussi

L’une des choses les plus importantes à faire pour assurer votre objectif de ROI est de fixer des objectifs pour votre événement.

En commençant par deux questions : quel est le but de votre événement virtuel? Et quel est le résultat souhaité? Voici les objectifs communs des événements virtuels :

Atteindre de nouveaux clients - la génération de prospects est généralement l’objectif le plus ciblé pour les événements virtuels.
Campagne ou notoriété de la marque - organiser un événement pour accroître la notoriété de votre entreprise ou d’une campagne, d’un produit ou d’une mission liée à la RSE est un excellent moyen de tirer parti de nouveaux réseaux.
Ventes - tirer parti des ventes directes dans le cadre d’un événement virtuel ou générer des pistes pour un lancement de produit à venir
Génération de revenus - la mesure du ROI la plus facile à calculer, les événements virtuels peuvent générer des revenus grâce à la vente de billets, de commandites et de ventes directes.

Il est essentiel de comprendre l’objectif de votre événement pour évaluer votre ROI global.

Avec un objectif clairement défini, vous pouvez maintenant planifier pour obtenir des perspectives de votre événement virtuel d’une manière similaire à des événements physiques. Les plateformes d’événements virtuels utilisent des fonctions numériques qui facilitent la collection des pistes.

Faites participer plus de clients potentiels en organisant des ateliers ou des séances en petits groupes portant directement sur une certaine section de vos participants. Si votre événement virtuel est la commercialisation d’un nouveau produit, pourquoi ne pas organiser des événements sur les problèmes que votre produit résout pour obtenir plus de participants inscrits? L’inclusion de zones VIP pour les invités spéciaux pour les ateliers peut ajouter du prestige et encourager les participants de haut niveau à participer.

L’utilisation d’un stand d’exposition virtuel avec des avatars vidéo personnels de vos représentants des ventes renforce la confiance avec les clients et ajoute de la visibilité et de la personnalité à votre marque. Les kiosques digitaux comprennent une variété de fonctions interactives qui facilitent l’interaction avec les visiteurs et créent des occasions de chats privés ou de réunions de suivi. Les conceptions interactives et les bibliothèques multimédias intégrées en font également un moyen idéal de présenter l’information sur les produits. Les listes de produits affichent des images, des descriptions et des prix qui peuvent être affichés de manière différente. Il est également possible d’ajouter des boutons individuels pour rediriger les visiteurs vers des documents liés ou vers des entrées de boutique en ligne. Vous pouvez même intégrer votre logiciel de GRC directement dans les fonctions de l’événement pour saisir et télécharger instantanément les données sur les pistes pour les suivis.

Génération de leads pour maximiser le ROI des événements virtuels

En organisant un événement virtuel, vous augmentez instantanément le nombre de pistes potentielles que vous pouvez attirer comparé aux événements en personne. Il n’y a aucune restriction quant aux participants, à la capacité du lieu ou aux restrictions géographiques. Des milliers de visiteurs peuvent se connecter de la Colombie à la Chine, l’Allemagne ou les Bahamas en un seul clic. C’est formidable si vous avez un groupe cible très spécialisé et spécialisé qui est dispersé dans le monde entier.

Mais pour maximiser et vraiment comprendre vos résultats, vous devez tirer parti des données et des rapports détaillés disponibles lors de votre événement.

Les événements virtuels génèrent des rapports standard et individuels détaillés sur le comportement des utilisateurs de tous vos visiteurs. Les profils uniques des visiteurs sont recueillis par des outils de rapport qui affichent des renseignements généraux, comme l’emplacement des utilisateurs, le temps passé en ligne et les connexions répétées. Cependant, le véritable potentiel de génération de prospects se trouve lorsque vous plongez dans les données qui enregistrent le temps que les utilisateurs passent dans des cabines spécifiques, à regarder des vidéos, à regarder des flux d’auditorium, à interagir avec le contenu, à télécharger du matériel et au nombre d’échanges par chat.

Les événements virtuels enregistrent des niveaux de détail précis grâce à des analyses qui peuvent éclairer vos futures campagnes et interactions avec les clients.

Professional project management - Virtual event planning

La publication et l’interaction peuvent faire une grande différence dans la saisie globale de vos pistes et de votre ROI. Vous pouvez enregistrer et réutiliser les ateliers et les discours pour les campagnes de marketing par email et de réseaux sociaux afin de garder les pistes informées dans le cadre du suivi de votre événement.

Comme il pourrait y avoir des ateliers simultanés à votre événement, il est avantageux pour vos participants de mettre du contenu à leur disposition après l’événement avec un e-mail poli « Au cas où vous l’auriez manqué », qui leur donne non seulement une deuxième chance de regarder, mais étend la valeur à vie de votre événement indéfiniment.

Un boost pour votre ROI est les économies comparatives faites en passant virtuel. Les événements numériques sont plus rentables que les événements présentiels et, en moyenne, vous pouvez vous attendre à économiser environ 25 % simplement en hébergeant en ligne.

Parrainage et publi reportage pour des revenus supplémentaires

Une façon de débloquer une source de revenus supplémentaire est d’offrir des options de commandite pour l’événement en direct et toutes les communications de l’événement, comme dans les publications sur les réseaux sociaux et le marketing par e-mail. Cela donne aux exposants plus de valeur, de possibilités de promotion et de monétisation des différents aspects de l’environnement de l’événement, le parrainage d’événements virtuels offre diverses occasions de présenter des partenaires et des commanditaires, de les aider à accroître leur notoriété et leur visibilité, et générer de nouveaux contacts potentiels pour les prospects et les ventes.

Les événements virtuels utilisent une variété de fonctionnalités pour mettre en valeur les commanditaires à travers votre lieu d’événement, et peuvent intégrer des options à plusieurs niveaux pour donner une plus grande visibilité aux commanditaires premium. Par exemple, un commanditaire haut de gamme pourrait obtenir la bannière la plus visible dans l’espace le plus populaire, et un ensemble de médias sociaux et de promotions par courriel dans le marketing avant l’événement. En outre, il pourrait obtenir de la publicité vidéo pendant les keynotes, ou l’accès à tous les visiteurs qui ont choisi de recevoir des informations marketing.

De même, vous pouvez choisir de mettre en avant des publireportages dans la production audiovisuelle de vos sessions événementielles. Cela a l’avantage combiné de fournir un contenu engageant et de grande valeur de production à vos visiteurs pendant les sessions, et de créer une autre occasion de revenus supplémentaires grâce à une promotion payée.

Les événements virtuels ont la possibilité d’être disponibles 24/7, ce qui crée une valeur supplémentaire pour les créneaux de commandite. Le fait de pouvoir utiliser une plateforme virtuelle intuitive et attrayante pour présenter vos solutions au monde entier, en tout temps, au moyen de leur ordinateur de bureau ou de leurs appareils mobiles augmente votre taux de fréquentation et le prix de commandite.

Le point le plus important à retenir de l’exercice sur les ROI est qu’il y a d’innombrables occasions de tirer profit de l’exercice avant, pendant et après. En maintenant votre but et vos objectifs initiaux comme priorité, vous pouvez augmenter la génération globale de pistes et générer plus de revenus pour votre entreprise.