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Cómo crear eventos virtuales innovadores

10 consejos profesionales para organizar un evento virtual innovador

Networking Hub

La creación de un evento virtual de éxito requiere una creatividad sin límites e interacciones inteligentes en cada momento.

Los eventos virtuales innovadores ofrecen una experiencia nueva, emocionante y diferente a las videollamadas estándar o las conferencias en persona. Con MEETYOO, puedes elevar tus eventos digitales con la participación de los compañeros, los juegos y las opciones de creación de redes que impulsan la interactividad y dan los beneficios y la misma sensación "en vivo" de una experiencia en persona, sin el gasto. 

Desde las experiencias de diseño en entornos virtuales 3D hasta la gamificación, hay muchas herramientas a tu disposición. Por eso hemos reunido nuestros 10 mejores consejos sobre cómo organizar un evento virtual atractivo e innovador que sea mejor para los negocios, las personas y el planeta.

 

1. Comienza con un propósito claro del evento

Puede ser tentador llenar tu evento con características virtuales innovadoras y de diseño de eventos. Pero la clave del éxito de un evento virtual es entender por qué lo estás creando y cuál es el propósito del evento.

¿Estás lanzando un nuevo producto? ¿Celebras una reunión anual? ¿Organizas una conferencia? Comenzar con una comprensión clara del propósito de tu evento te ayudará a centrarte en el diseño de tu espacio virtual y a incluir características que creen interacciones significativas. Establecer un objetivo claro es una gran manera de asegurarte de que tu evento virtual tiene un impacto real para tu negocio. 

2. Hazlo inmersivo para una mayor participación

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Experiencia de eventos virtuales de MEETYOO

La belleza de los eventos virtuales reside en su capacidad para conectar a personas de todo el mundo en un espacio centralizado sin el alboroto -o la huella de carbono- de los vuelos. Los eventos virtuales innovadores van más allá de las videollamadas tradicionales y te dan el poder de sumergir a tus asistentes en su primera experiencia de evento.

Nuestros diseños basados en plantillas altamente personalizables, cuentan con una serie de características que puedes incluir en tu espacio virtual para fomentar una sensación de verdadera inmersión y crear una sensación de presencia que mantenga a tu audiencia involucrada en la acción.

Nuestra plataforma de eventos digitales toma sofisticados modelos 3D y crea locaciones digitales realistas y de fantasía que son únicas para tu evento. Hazlo todo e incluye elementos como una interfaz integrada para el cliente, logotipos de patrocinadores y pancartas para añadir un valor promocional adicional.

3. Menos es más

A la hora de planificar un evento virtual innovador, es esencial tener siempre presente que los eventos digitales son diferentes a las reuniones presenciales. Por esto, debes ser consciente de la capacidad de atención de tu público. Mantén el programa de tus eventos claro y conciso, con límites de tiempo estrictos en las presentaciones de los ponentes y tiempo suficiente para las pausas entre las charlas programadas.

Procura no complicar demasiado tu evento. No querrás que los asistentes se sientan perdidos o abrumados por todas las opciones.

La clave de una gran experiencia de usuario en un evento es hacer que la navegación sea lo más sencilla posible para los asistentes. Recuerda que la simplicidad es un superpoder y que a menudo se necesita más visión para recortar elementos y características que para añadirlos.

También es útil guiar a la audiencia mediante mensajes emergentes y elementos de la agenda en el evento 3D para asegurarse de que no se pierdan la acción.

4. Co-crea la agenda con tu audiencia

Una forma de hacer que tu público se sienta involucrado antes de que tu evento virtual haya comenzado, es colaborar y co-crear el programa con ellos. Esta es una táctica especialmente impactante si estás organizando un evento para un cliente. Así te asegurarás de ofrecer realmente la experiencia que ellos están buscando.

Haz que tu agenda sea más dinámica para un evento con clientes, enviando una encuesta con el correo electrónico de confirmación de asistencia en la que se pregunte a todos los asistentes sobre los tipos de temas que les gustaría que se trataran en el evento virtual. A continuación, puedes organizar paneles de expertos sobre esos mismos temas, con la seguridad de que estás ofreciendo un contenido interesante.

Incluso puedes aprovechar esta encuesta para preguntar la duración de las charlas y las sesiones de trabajo, así como para ayudar en la selección de los ponentes.

5. Eleva la gamificación

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Finding "MEEMO" - The Future of Digital Events

Trabajar mucho y no jugar es una forma segura de arruinar tu evento. Si añades funciones interactivas y juegos a tu sede virtual, aumentará el volumen de visitantes a las áreas clave de tu evento digital. Para esto, ofrecemos una variedad de funciones de gamificación virtual que se adaptan a cada ocasión. Desde concursos y sorteos, hasta votaciones, encuestas e incluso juegos integrados de terceros, hay innumerables formas de mantener a tu público entretenido.

En un reciente evento virtual de temática submarina de nuestra serie de eventos "El futuro de los eventos digitales", organizamos una búsqueda del tesoro escondiendo diferentes especies de peces en todas las salas virtuales del diseño del evento; inspirados en una popular película de Disney Pixar, llamamos a la búsqueda "encontrando a MEEMO".

El juego motivó la participación y también concienció sobre la conservación de los océanos, en consonancia con el tema del evento, con mensajes emergentes sobre el estado de la contaminación de los océanos y sus soluciones. Además, en el juego se otorgaba un punto por cada descubrimiento de un pez oculto y se registraba en un marcador de todos los asistentes. Los ganadores recibieron un ejemplar del libro del ponente principal y experto en eventos Rudd Janssen, "Design to change - Elevating your abilities to look & act beyond the now". Esto elevó la gamificación y añadió elementos divertidos y educativos a la experiencia.

6. Envia invitaciones hiperpersonalizadas a los inscritos en los talleres y las mesas redondas

Una vez que el programa está listo, es hora de captar la atención del público con las invitaciones. MEETYOO hace que sea fácil maximizar la asistencia a los talleres y mesas redondas con invitaciones súper personalizadas que se dirigen directamente a cada persona.

Con la gestión de participantes puedes controlar el recorrido de tus visitantes desde antes hasta después del evento con páginas de registro detalladas, correos automatizados y recordatorios del evento, para que tus asistentes no se pierdan los talleres y las mesas redondas más relevantes para ellos.

Conectando MEETYOO a tu CRM podrás adaptar las invitaciones a intereses y sectores específicos, así como generar informes detallados y hacer un seguimiento después de los talleres.

7. Maximiza las oportunidades de establecer contactos

Los eventos virtuales exitosos e innovadores generan conexiones que pueden conducir a grandes asociaciones comerciales. Ofrece a tu público tantas oportunidades como sea posible para conocerse y mezclarse. Esto puede hacerse con funciones como la búsqueda de contactos por medio de la IA, las salas de videochat temáticas y las conexiones individuales directas.

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Networking Lounge
Sala de reuniones para eventos virtuales innovadores

Nuestra plataforma MEETYOO Pro facilita los debates y la creación de conexiones entre los visitantes online. Nuestra función de búsqueda de contactos para eventos digitales es lo que realmente crea una experiencia individual y una gran base para conexiones duraderas con personas afines.

Nuestra función de búsqueda permite incluso buscar a otros visitantes y ver los detalles de su perfil, como su empresa, su ubicación y su cargo.

8. Utiliza el Matchmaking de IA para los chats basados en temas

Lleva la creación de redes al siguiente nivel con nuestra función de inteligencia artificial que identifica las oportunidades de creación de redes de contactos en función de los temas e intereses que comparten los asistentes. Los visitantes virtuales serán dirigidos a expositores y contenidos específicos que coincidan con sus campos de interés.

Los debates temáticos pueden incluso tener lugar antes, durante y después de las charlas con nuestras funciones de red silenciosa de texto y vídeo. La mejor manera de ofrecer esta experiencia es en los espacios de reunión virtuales que recrean el encuentro en persona en los eventos. Esto ofrece a los asistentes una forma natural de mezclarse y también significa que los asistentes no tienen que esperar a que terminen las charlas programadas para hacer esas importantes conexiones.

9. Integra la opinión del público mediante preguntas y respuestas y encuestas en directo

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Panel de debate virtual
Participación en eventos virtuales mediante preguntas y respuestas y encuestas

Tener elementos atractivos es importante para los eventos digitales. Puedes crear un diálogo bidireccional entre ponentes y asistentes con elementos como sesiones de preguntas y respuestas y encuestas en directo.

Al incorporar la opinión del público a los eventos virtuales en directo, puedes captar las opiniones en tiempo real y crear una sensación de participación dinámica en tu audiencia. La incorporación de encuestas y sondeos del público en las charlas es una forma innovadora de cambiar el formato de los seminarios tradicionales y abrir el debate de forma no invasiva.

Al final de cada sesión, puedes enviar a los visitantes virtuales un enlace privado para que se unan al ponente en un escenario virtual para una mesa redonda improvisada después de la charla, transformando el formato de audiencia y ponente en una experiencia inmersiva e interactiva.

10. Crea contenidos con el estudio remoto virtual de MEETYOO

Modera las charlas en tu evento virtual con transiciones perfectas y ediciones suaves para aportar un nivel de presentación elegante a tu contenido. Es como tener un estudio de noticias, pero transmitiendo a través de un webcast directamente a los asistentes.

Ideal para mesas redondas de expertos, charlas al aire libre, sesiones empresariales y mucho más. Con nuestra función del estudio virtual remoto, puedes añadir transiciones cautivadoras, animaciones, subtítulos, subtítulos de un tercio inferior, y cambiar sin problemas entre el vídeo a pantalla completa que destaca a un orador, a presentar a un orador junto a contenidos como gráficos, diapositivas o presentaciones.

Con el estudio virtual remoto, puedes organizar fácilmente presentaciones de empresa y organizar paneles con equipos de liderazgo de todo el mundo. Puedes tener hasta ocho ponentes en una sesión de varios paneles y unirlos todos a distancia, sin tener que reservar días para ir y volver de un evento.

¡Bono!

Nuestro #1 personal: Pon la sostenibilidad en el centro de la planificación de tu evento

Nos preocupa la sostenibilidad y sabemos que a ti también. Esta es una de las principales ventajas de organizar un evento virtual. Al dar prioridad a la sostenibilidad en la agenda de tu evento, puedes ir un paso más allá de la reducción de las emisiones de carbono derivadas del transporte con mucho combustible hacia y desde el lugar de celebración.

Considera la posibilidad de asociarte con una ONG medioambiental para plantar árboles o compensar la huella de carbono digital de tu evento. Haz de esto un pilar de tu estrategia de comunicación de eventos e inclúyelo en tu agenda como una forma de fomentar e integrar las prácticas de sostenibilidad en tu sector, para posicionarte como líder en sostenibilidad.

Hay un sinfín de maneras de mejorar tu evento en línea y hacer que sea memorable para los ponentes y los asistentes. Esperamos que estos consejos profesionales te hayan servido de guía para organizar eventos virtuales innovadores y dar rienda suelta a tu creatividad. Con todas las herramientas a tu disposición, los eventos virtuales pueden ser tan imaginativos e individuales como tú.

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Meetyoo ola gris claro

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