Política de privacidad del organizador de eventos virtuales

Política de privacidad del organizador de eventos virtuales

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Estado: 15.10.2023
 

Los eventos virtuales y los datos tratados en los eventos virtuales son responsabilidad del organizador respectivo, cuyo nombre aparece claramente en el registro del evento virtual (en adelante, el "organizador", "nos", "nuestro" y "nosotros").

En calidad de responsables del tratamiento de sus datos personales, nos gustaría informarle sobre el tratamiento que hacemos de sus datos.

Los datos personales son información que puede utilizarse para identificar a una persona, es decir, información que puede conducir hasta una persona. En los datos personales suele incluirse el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono. Los datos estrictamente técnicos que pueden asignarse a una persona también se consideran datos personales.

• Información de contacto de la persona responsable

El organizador es responsable de los eventos virtuales. Puede encontrar su información de contacto en el registro del evento. La información de contacto del delegado de protección de datos de la parte responsable puede verse en la declaración general de protección de datos del organizador.

Nosotros somos el organizador del evento virtual que celebramos con la ayuda de nuestro proveedor de servicios técnicos, meetyoo conferencing GmbH (en adelante, "meetyoo"), que proporciona la infraestructura técnica necesaria (servidor, software, etc.).

Hemos firmado con meetyoo un contrato para la tramitación de pedidos para que meetyoo solo trate sus datos por cuenta nuestra y según nuestras instrucciones.

meetyoo utiliza Amazon Web Services EMEA SARL (AWS), 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburgo (en adelante, "AWS") como subcontratista y destinatario de los datos para alojar el evento en el centro de datos de AWS en Fráncfort. En aras de su seguridad y de conformidad con el artículo 28 del RGPD, meetyoo ha celebrado con Amazon Web Services, Inc. un contrato de tratamiento de datos por encargo que incluye las cláusulas contractuales tipo de la Unión Europea. 

Los datos del evento virtual (en relación con el contenido y los datos de registro) se conservan de forma cifrada en los sistemas de archivos y bases de datos ("en reposo": cifrado mediante AES) y se transmiten también de forma cifrada través de internet ("en tránsito": cifrado TLS 1.3).

Por lo general no se le exige por ley ni por contrato que proporcione sus datos personales. No obstante, el evento está dirigido únicamente a un grupo limitado de personas y, por ese motivo, cuando se registra en línea necesitamos tratar sus datos personales para poder prestar nuestros servicios.

1. fin del tratamiento y categoría de datos personales

Tratamos los siguientes datos personales con los siguientes fines:

- Registro para la participación en el evento virtual 

La participación en el evento virtual requiere un inicio de sesión único (Single-Sign-On, SSO) o un registro. Los datos almacenados durante la inscripción pueden verse en la máscara de entrada del formulario de inscripción. Son el nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico y la contraseña/PIN. Los datos obligatorios están marcados como tales.

- Función "Recuérdame" (guardar nombre de usuario/contraseña para posteriores inicios de sesión).

Podemos utilizar la función "Recordarme" para el inicio de sesión en nuestro evento virtual si usted ha dado su consentimiento (haciendo clic en la casilla de verificación). Se trata de un procedimiento que guarda su nombre de usuario y contraseña para que no tenga que volver a iniciar sesión con "nombre de usuario y contraseña" la próxima vez que inicie sesión para el evento específico. Almacenamos un "refresh token" con su ID de usuario en su dispositivo terminal durante un periodo de 90 días. 
Puede revocar esta declaración de consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro. Para ello, sólo tiene que enviar un correo electrónico con el asunto "Revocación Recuérdame", indicando la dirección de correo electrónico con la que se registró, a privacy [at] meetyoo.com.

- Procedimiento de inicio de sesión único (SSO)

Podemos utilizar el procedimiento de inicio de sesión único (SSO) para la inscripción o el inicio de sesión en nuestro evento virtual. Se trata de un procedimiento que permite a los participantes iniciar sesión cómodamente -sin nuevos datos de acceso- en nuestro evento virtual con la ayuda de una cuenta de usuario con un proveedor de procedimientos de inicio de sesión único. El requisito previo para el registro de inicio de sesión único es que el participante esté registrado con el respectivo proveedor de inicio de sesión único y confirme el registro de inicio de sesión único mediante un botón para nuestro evento virtual. Cuando se utiliza el "inicio de sesión único", primero se informa al proveedor correspondiente de que el participante desea iniciar sesión con nosotros. A continuación, recibimos un identificador de usuario con la información de que el participante ha iniciado sesión con este identificador de usuario en el proveedor de inicio de sesión único correspondiente, así como un identificador que no puede ser utilizado por nosotros para otros fines (el denominado "identificador de usuario"). Utilizamos los siguientes servicios de autenticación para el registro o inicio de sesión en nuestro evento virtual:  

• Microsoft Single-Sign-On: El proveedor de servicios es Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, EE.UU..
• Google Single-Sign-On: El proveedor de servicios es Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublín 4, Irlanda.
   

- Utilizamos Google reCAPTCHA en la página de registro. Se trata de un servicio que presta Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street Dublín 4, Irlanda. Mediante esta función conseguimos una mayor seguridad de los datos al enviar formularios en línea. Con Google reCAPTCHA se distingue si los datos del formulario han sido introducidos por una persona física o si se ha hecho un uso indebido con una máquina o introduciendo datos de forma automatizada. Con este fin, se transmitirán a Google su dirección IPD, la URL de la página de registro y la versión de su navegador. Las direcciones IP se acortan dentro de los Estados miembros de la Unión Europea o de otro Estado que sea parte contratante del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo antes de que los datos lleguen a un servidor en los Estados Unidos. La dirección IP no se combina con otros datos de Google.

- Archivos de registro

Cuando se registra en el sitio web, se tratan los archivos de registro del servidor (dirección IP, información técnica sobre el dispositivo de terminal utilizado y sobre el navegador utilizado, como la versión, los complementos instalados, las fuentes, los volúmenes de datos o la información técnica sobre la transmisión de los datos, como el estado de acceso/el código de estado HTTP). Además, se tratan los códigos de errores técnicos, la fecha y hora del acceso y la zona horaria. De esta forma, se detectan y previenen los casos de uso indebido (por ejemplo, en caso de que un tercero haga un uso indebido de sus datos y se registre en nuestro sitio con esos datos sin que usted esté al tanto). 

- Participación en el evento virtual

Durante su participación en el evento virtual, conservamos los archivos de registro del servidor mencionados, así como sus interacciones durante dicha participación (por ejemplo, las descargas que haga o las preguntas que formule). Estos datos se utilizan para hacer una evaluación del evento. En concreto, los datos se utilizan con los siguientes fines:

- Estadísticas de participación

A fin de evaluar la participación en nuestros eventos virtuales, conservamos información sobre la participación de carácter no personal (el número de participantes en directo y bajo demanda, la duración media de la participación, el número de registros). Añadimos esta información exclusivamente a las estadísticas, las cuales solo incluyen datos anonimizados.

- Comentarios de la encuesta en línea

Conservamos la información de su chat (por ejemplo, el contenido de sus preguntas e intervenciones, así como la hora y la fecha) para que pueda enviar mensajes al presentador, al organizador o a otros participantes.
Con el objetivo de mejorar constantemente nuestros servicios, es posible que le pidamos que deje sus comentarios en una encuesta en línea que puede hacerse voluntariamente durante el evento virtual. El proveedor de servicios conservará sus respuestas de la encuesta y nos las enviará de forma anonimizada.

- Uso de datos personales para enviar mensajes de marketing o para efectuar la evaluación personal del evento virtual

Recibiremos por parte de meetyoo sus datos de registro y datos sobre las actividades que usted ha llevado a cabo durante el evento virtual (por ejemplo, datos sobre su visita a un stand virtual concreto o de la descarga de una información específica), siempre que así lo quiera el organizador del evento virtual y que usted haya prestado su consentimiento para ello durante el proceso de registro. También utilizaremos dichos datos para ponernos en contacto con usted por correo electrónico o por teléfono para enviarle información y recordatorios sobre los eventos virtuales que se celebrarán el futuro, así como lanzamientos bajo demanda y correos electrónicos posteriores al evento, siempre que usted haya prestado su consentimiento para ello. Lo anterior también resulta de aplicación a los análisis de datos personales, siempre que así lo quiera el organizador del evento virtual y que usted haya prestado su consentimiento para ello durante el proceso de registro. Puede revocar esta declaración de consentimiento en cualquier momento con efectos futuros. Puede hacerlo enviando un correo electrónico con el asunto "Revocación" a la dirección privacy [at] meetyoo.com.

2. plazo de conservación de datos personales

Los datos de registro se conservarán durante el tiempo necesario para utilizar el servicio. Los datos personales recogidos en su registro y durante su participación en el evento virtual, incluido el envío de comentarios y preguntas, se eliminarán en un plazo máximo de 12 meses tras el evento bajo demanda.

3. base jurídica para el tratamiento de sus datos personales

Las operaciones de tratamiento de datos antes mencionadas se efectúan para ejecutar el contrato que formalizó con nosotros en el registro, en virtud del cual se prestan los servicios del evento virtual. La base jurídica para ello es el artículo 6 del RGPD. Según esta normal, el tratamiento de datos es lícito cuando sea necesario para ejecutar un contrato.

El uso de los archivos de registro para elaborar estadísticas anonimizadas se basa en el interés legítimo de elaborar estadísticas para mejorar nuestros servicios de manera constante (artículo 6 del RGPD).

El tratamiento de datos por Google reCaptcha se basa en el consentimiento prestado por usted al registrarse. De conformidad con el artículo 6 del RGPD, el tratamiento de datos es lícito si usted dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos para uno o varios fines específicos. Esta declaración de consentimiento puede revocarse en cualquier momento con efectos futuros.

Si efectúa una declaración de consentimiento, cuando contactemos con usted por temas de marketing y cuando establezcamos otras posibles formas de comunicación o valoración de las evaluaciones personales mencionadas en el texto de consentimiento nos basaremos en su declaración de consentimiento (artículo 6 del RGPD). La declaración de consentimiento puede revocarse en cualquier momento con efectos futuros.

4. información sobre sus derechos

Tiene los siguientes derechos en relación con sus datos personales:

• derecho a la información sobre sus datos personales y derecho de acceder a los mismos;

• derecho a solicitar la rectificación o la eliminación de sus datos;

• derecho a solicitar un tratamiento limitado de sus datos;

• derecho a oponerse al tratamiento de sus datos en virtud del artículo 21 del RGPD, en caso de que haya motivos que lo justifiquen relacionados con su situación particular.

Otros derechos son: el derecho a la portabilidad de sus datos en un formato de archivo habitual y el derecho a presentar quejas ante las autoridades de control encargadas de la protección de datos, si cree que sus datos no se están tratando correctamente. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a la retirada del consentimiento.

Si tiene alguna pregunta sobre la protección de datos o sobre su consentimiento, o si quiere ejercer sus derechos, envíe un correo electrónico a la dirección privacy [at] meetyoo.com.

Asimismo, en el siguiente enlace puede consultar la autoridad administrativa de protección de datos de su país: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-autho…
En el caso de España, es la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

La presente Política de Privacidad entra en vigor en la fecha de su publicación en el sitio web correspondiente. El usuario puede archivarla y/o reproducirla. 

La presente Política puede ser modificada debido a los cambios de los requisitos previstos en la legislación vigente que se produzcan en cada momento, así como por resoluciones judiciales, cambios en la jurisprudencia y cambios en las medidas del organizador y su estrategia comercial. La publicación y el acceso por parte de usuarios se llevará a cabo a través de este mismo sitio y se entenderá que las relaciones que se establezcan con ellos antes del cambio se regirán por las normas establecidas en el momento en el que accedieron al sitio web para registrarse.