Politique de confidentialité
de l'organisateur pour les événements virtuels

Politique de confidentialité de l'organisateur pour les événements virtuels

Statut : 15.10.2023

Les événements virtuels et les données traitées dans le cadre des événements virtuels relèvent de la responsabilité de l'organisateur respectif, qui est clairement désigné dans l'inscription à l'événement virtuel (ci-après " organisateur ", " nous ", " notre " et " nos ").

En tant que responsable du traitement de vos données personnelles, nous souhaitons vous informer du traitement de vos données personnelles.

Les données personnelles sont des informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne, c'est-à-dire des informations qui peuvent être rattachées à une personne. Il s'agit généralement du nom, de l'adresse électronique ou du numéro de téléphone. En outre, les données purement techniques qui peuvent être attribuées à une personne sont également considérées comme des données à caractère personnel.

Coordonnées de la personne responsable

L'organisateur respectif est responsable des événements virtuels. Vous trouverez leurs coordonnées dans l'enregistrement de l'événement. Les coordonnées du délégué à la protection des données de la partie responsable figurent dans la déclaration générale de protection des données de l'organisateur.

Nous sommes l'organisateur de l'événement virtuel, que nous réalisons avec l'aide de notre prestataire technique, meetyoo conferencing GmbH (ci-après "meetyoo"), qui fournit l'infrastructure technique nécessaire (serveur, logiciel, etc.).

Nous avons conclu un accord de traitement des commandes avec meetyoo, de sorte que meetyoo traite vos données uniquement en notre nom et selon nos instructions.

meetyoo utilise Amazon Web Services EMEA SARL (AWS), 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg ("AWS") comme sous-traitant supplémentaire et destinataire des données pour l'hébergement de l'événement dans le centre de données d'AWS à Francfort. Pour votre sécurité conformément à l'art. 28 DSGVO, meetyoo a conclu un accord sur le traitement commandé avec Amazon Web Services, Inc. incluant les clauses contractuelles standard de l'UE.

Les données de l'événement virtuel (concernant le contenu et les données d'inscription) sont stockées de manière cryptée dans les systèmes de fichiers et les bases de données ("at Rest" : cryptage AES) et transmises de manière cryptée sur Internet ("in Transit" : cryptage TLS 1.3).

La fourniture de vos données personnelles n'est généralement pas exigée par la loi ou le contrat. Cependant, l'événement n'est destiné qu'à un groupe restreint de personnes, c'est pourquoi le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de votre inscription en ligne est nécessaire pour la fourniture de nos services.

1. la finalité du traitement et les catégories de données à caractère personnel

Nous traitons les données personnelles suivantes aux fins suivantes :

- Inscription pour la participation à l'événement virtuel

Pour participer à l'événement virtuel, il est nécessaire de se connecter une seule fois (Single-Sign-On, SSO) ou de s'enregistrer. Les données enregistrées lors de l'inscription sont visibles dans le masque de saisie du formulaire d'inscription. Il s'agit du prénom, du nom de famille, de l'adresse e-mail et du mot de passe/code PIN. Les données obligatoires sont indiquées comme telles.

- Fonction "Remember me" (enregistrer le nom d'utilisateur/mot de passe pour les connexions ultérieures)

Nous pouvons utiliser la fonctionnalité "Remember me" pour la connexion à notre événement virtuel si vous avez donné votre accord (en cochant la case). Il s'agit d'une procédure qui enregistre le nom d'utilisateur et le mot de passe afin que vous n'ayez pas à vous connecter une nouvelle fois avec votre "nom d'utilisateur et mot de passe" lors de votre prochaine connexion à l'événement concret. Nous enregistrons sur votre terminal un "jeton de rafraîchissement" avec votre ID d'utilisateur pour une période de 90 jours.
Vous pouvez à tout moment révoquer cette déclaration de consentement avec effet pour l'avenir. Pour ce faire, il vous suffit d'envoyer un e-mail avec l'objet "Révocation Remember me", en indiquant l'adresse e-mail avec laquelle vous vous êtes inscrit, à privacy [at] meetyoo.com.

- Procédure de connexion à signature unique (SSO)

Pour l'enregistrement ou la connexion à notre événement virtuel, nous utilisons éventuellement la procédure de connexion Single-Sign-On (SSO). Il s'agit d'une procédure qui permet aux participants de se connecter confortablement - sans nouvelles données d'accès - à notre événement virtuel à l'aide d'un compte d'utilisateur auprès d'un fournisseur de procédures d'authentification unique. La condition préalable à l'inscription "single sign-on" est que le participant soit inscrit auprès du fournisseur "single sign-on" concerné et qu'il confirme l'inscription "single sign-on" au moyen d'un bouton pour notre événement virtuel. En cas d'utilisation de "Single-Sign-On", le fournisseur concerné est d'abord informé que le participant souhaite se connecter chez nous. Nous recevons alors un identifiant d'utilisateur indiquant que le participant est connecté sous cet identifiant d'utilisateur auprès du fournisseur d'authentification unique concerné, ainsi qu'un identifiant que nous ne pouvons pas utiliser à d'autres fins (appelé "User Handle"). Nous utilisons les services d'authentification suivants pour l'enregistrement ou la connexion à notre événement virtuel :

Microsoft Single-Sign-On : le fournisseur de services est Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, États-Unis.
Google Single-Sign-On : le fournisseur de services est Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande.

- Nous utilisons Google reCAPTCHA sur la page d'inscription. Il s'agit d'un service fourni par Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street Dublin 4, Irlande. Grâce à cette fonction, nous pouvons garantir une plus grande sécurité des données lors de la soumission de formulaires en ligne. Lors de l'utilisation de Google reCAPCHTA, on distingue si la saisie dans le formulaire a été effectuée par une personne physique ou si l'utilisation est faite par une machine ou une saisie automatisée. Dans ce contexte, votre adresse IP, l'URL de la page d'enregistrement et la version de votre navigateur seront transmises à Google. Les adresses IP sont raccourcies dans les États membres de l'UE ou dans d'autres États contractants de l'accord sur l'Espace économique européen avant que les données n'arrivent sur un serveur aux États-Unis. L'adresse IP n'est pas combinée avec d'autres données de Google.

- Fichiers journaux

Lorsque vous vous inscrivez sur le site web, des fichiers journaux du serveur (adresse IP, informations techniques sur l'appareil terminal utilisé et le navigateur utilisé, y compris la version et les éventuels plug-ins installés ainsi que les polices de caractères, les volumes de données, les informations techniques sur la transmission des données, telles que le statut d'accès/le code d'état HTTP) sont traités. En outre, les codes d'erreur technique ainsi que la date et l'heure de la connexion et le fuseau horaire sont traités. Cela permet d'identifier et de prévenir les cas d'abus (par exemple, dans le cas où un tiers utilise vos données de manière abusive et s'inscrit sur notre site avec ces données à votre insu).

- Participation à l'événement virtuel

Pendant votre participation à l'événement virtuel, nous stockons les fichiers journaux du serveur susmentionnés ainsi que vos interactions pendant votre participation à l'événement virtuel (par exemple, les téléchargements effectués, les demandes de renseignements). Ces données sont utilisées pour permettre une évaluation de l'événement. Plus précisément, ces données sont utilisées aux fins suivantes :

- Statistiques de participation

Pour nous permettre d'évaluer la participation à nos événements virtuels, nous stockons des informations non personnelles sur la participation (nombre de participants en direct et à la demande, durée moyenne de la participation, nombre d'inscriptions). Nous ne faisons que regrouper ces informations dans des statistiques, qui ne contiendront que des données anonymes.

- Commentaires et réactions à l'enquête en ligne

Nous stockons vos informations de chat (par exemple, le contenu de vos questions et contributions, ainsi que l'heure et la date) afin que vous puissiez envoyer des messages au présentateur, à l'organisateur ou aux autres participants.
Afin d'améliorer continuellement les services que nous vous proposons, nous pouvons vous demander de nous faire part de vos commentaires par le biais d'une enquête en ligne volontaire pendant l'événement virtuel. Vos réponses à l'enquête seront stockées par le prestataire de services et nous seront transmises sous forme anonyme.

- Utilisation des données personnelles pour l'envoi de messages de marketing ou pour l'évaluation personnelle de l'événement virtuel.

Nous recevrons de meetyoo vos données d'inscription et des données sur vos activités pendant l'événement virtuel (par exemple, des données sur votre visite d'un stand virtuel particulier ou le téléchargement d'une information particulière) dans la mesure où cela est prévu par l'organisateur de l'événement virtuel et où vous avez donné votre accord dans le cadre du processus d'inscription. Nous utiliserons également les données susmentionnées pour vous contacter par courrier électronique ou par téléphone afin de vous envoyer des annonces et des rappels concernant les futurs événements virtuels, les sorties à la demande et les courriers électroniques d'après-spectacle, si vous avez donné votre accord. Cela s'applique également à l'analyse des données à caractère personnel dans la mesure où l'organisateur le prévoit pour l'événement virtuel et où vous y avez consenti dans le cadre de la procédure d'inscription. Vous pouvez révoquer cette déclaration de consentement à tout moment avec effet pour l'avenir. Pour ce faire, il suffit d'envoyer un courrier électronique avec pour objet "Révocation" à privacy [at] meetyoo.com

2. les périodes de conservation des données personnelles

Les données d'enregistrement seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l'utilisation du service. Les données personnelles recueillies dans le cadre de votre inscription et de votre participation à l'événement virtuel, y compris la soumission de commentaires ou de questions, seront supprimées au plus tard 12 mois après l'événement à la demande.

3. Base juridique du traitement de vos données personnelles

Les traitements de données susmentionnés sont effectués afin d'exécuter le contrat de fourniture de l'événement virtuel que vous avez conclu avec nous lors de votre inscription. La base juridique pour cela est l'article 6, paragraphe 1, lettre b, de la DSGVO. Selon cette norme, le traitement des données est autorisé dans la mesure où il est nécessaire à l'exécution d'un contrat.

L'utilisation des fichiers journaux pour créer des statistiques anonymes est basée sur notre intérêt légitime à créer des statistiques pour l'amélioration continue de nos services (Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO).

Le traitement des données par Google reCaptcha est basé sur votre consentement dans le cadre de l'enregistrement. Conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre a, de la DSGVO, le traitement des données est autorisé si vous avez donné votre consentement au traitement des données pour un ou plusieurs objectifs spécifiques. Cette déclaration de consentement peut être révoquée à tout moment avec effet pour l'avenir.

Dans la mesure où vous nous avez donné une déclaration de consentement, tout contact à des fins de marketing et éventuellement d'autres formes de communication ou l'évaluation des évaluations personnelles mentionnées dans le texte de consentement est basé sur votre déclaration de consentement (Art 6 para. 1 lit. a DSGVO). La déclaration de consentement peut être révoquée à tout moment avec effet pour l'avenir.

4. des informations sur vos droits

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données personnelles :

- le droit d'être informé sur vos données personnelles et d'y accéder

- le droit de demander la correction ou la suppression de vos données

- le droit de demander un traitement limité de vos données ; ou

- vous opposer au traitement de vos données sur la base de l'article 6, paragraphe 1, lettre f, de la DSGVO, dans la mesure où il existe des raisons qui découlent de votre situation particulière.

Parmi les autres droits figurent le droit à la portabilité de vos données dans un format de fichier commun et le droit de porter plainte auprès des autorités de contrôle de la protection des données si vous estimez que vos données ne sont pas traitées correctement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur au retrait.

Si vous avez des questions concernant la protection des données ou votre consentement, ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez envoyer un courriel à privacy [at] meetyoo.de.