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Planificación de eventos virtuales

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Host memorable hybrid and virtual events with MEETYOO - Virtual Event Planning


Organiza eventos híbridos y virtuales memorables con MEETYOO

Organizar y realizar tu propio evento híbrido o virtual requiere cierta preparación y planificación. Gracias a nuestros muchos años de experiencia, en MEETYOO sabemos exactamente lo que hay que tener en cuenta para crear eventos híbridos y digitales de éxito.

Planning is key for successful virtual and hybrid events - virtual event planning


La planificación es la clave del éxito de los eventos virtuales e híbridos

Cuando decidas organizar un evento híbrido o virtual, descubrirás que una planificación estructurada es tan esencial para el éxito de un evento digital como para los eventos físicos. Gracias a nuestra dilatada experiencia en la organización y gestión de eventos virtuales, podemos asistirle durante todo el proceso de planificación y evitar los escollos a la hora de digitalizar un evento.

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Meetyoo ola azul

Planificación de eventos virtuales experimentada y profesional con MEETYOO Pro

La planificación profesional de eventos virtuales de MEETYOO te permite diseñar y realizar el evento de tus sueños.

Ver todas las funciones Demostración gratis

Por qué deberías organizar tus eventos virtuales con MEETYOO

La solución de MEETYOO para eventos híbridos y virtuales te ofrece el mejor conjunto de herramientas para eventos digitales del mercado. Con más de dos décadas de experiencia, tenemos el conocimiento y las habilidades digitales necesarias, y nuestro historial de eventos híbridos y virtuales a gran escala habla por sí mismo. A continuación te explicamos por qué organizar tus eventos virtuales e híbridos con MEETYOO es la solución a todos tus problemas de eventos.

Professional project management - Virtual event planning
Gestión profesional de proyectos
La organización de cualquier tipo de evento requiere un trabajo estructurado y cooperación. Nuestros gestores de proyectos se encargarán de organizar tu evento virtual y de formar a tu personal, trabajando en estrecha colaboración contigo. De este modo, podrás centrarte por completo en el diseño y la creación de un concepto y una experiencia de evento, y en la adaptación de las funciones que ofrece nuestra plataforma a las necesidades de tu grupo objetivo.
Virtual event planning - customization and personalization
Personalización
Los eventos virtuales de MEETYOO son altamente personalizables y ofrecen una interfaz de apuntar y hacer clic con un servicio gestionado para conferencias en línea, exposiciones digitales y ferias comerciales virtuales dirigidas a grandes audiencias.
Virtual event planning - flexibility and adaptability
Flexibilidad y adaptabilidad
Conferencias, ferias profesionales, reuniones de empleados... básicamente no hay límites a la aplicabilidad universal de los eventos híbridos y virtuales. La flexibilidad de configuración y las opciones de participación (a través del ordenador o de un dispositivo inteligente) son parte de lo que hace que este tipo de eventos sean herramientas de comunicación eficaces.
Virtual event planning - global reach
Alcance mundial
La digitalización de tu evento significa que puedes ampliar tu alcance y conseguir una audiencia en diferentes continentes. La plataforma de eventos virtuales de MEETYOO es compatible con más de 15 idiomas y puede visitarse en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los participantes pueden elegir libremente los componentes del evento a los que desean asistir, sin importar lo lejos que estén en términos de tiempo o espacio.
Sostenibilidad e innovación
Los eventos virtuales e híbridos son tu oportunidad de minimizar las emisiones de CO2 de tu evento. La eliminación de los costes de viaje y alojamiento y la reducción de otros costes relacionados también suponen un retorno positivo de la inversión. Al hacer un evento virtual, tú contribuyes a una economía sostenible. Y lo que es más: Todos nuestros eventos virtuales son adaptables y pueden actualizarse y reutilizarse para futuros eventos o seguimientos.
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Meetyoo ola gris claro

Gestión de registro e inscripciones de alta calidad

La página y el sistema de gestión de inscripciones es uno de los aspectos más importantes de cualquier evento. Por esta razón, la página y el sistema de registro de tu evento deberían ser el foco principal de tus campañas de marketing. Con MEEYOO Pro, puedes configurar individualmente una página de registro personalizada o basada en una plantilla para recopilar toda la información relevante de los participantes de tu evento híbrido o virtual. Además, la plataforma de eventos virtuales de MEETYOO te permite integrar proveedores de entradas externos de forma fácil y flexible.

Virtual event planning - ticketing
Venta de entradas
La plataforma de eventos virtuales de MEETYOO permite a los planificadores y organizadores de eventos integrar diferentes tipos de herramientas y software de registro para necesidades específicas de venta de entradas. Además de esto, podemos integrar Stripe como pasarela de pago en nuestro viaje de registro. Además, trabajamos con los mejores socios de gestión de participantes que podemos integrar fácilmente a través de nuestra API personalizada. Nuestros principales socios te permiten vender entradas para todo tipo de eventos híbridos o virtuales con opciones de configuración diferenciadas y una usabilidad intuitiva.

 

  • Controla tus procesos de venta de entradas de forma fácil y flexible
  • Diseña tus opciones de entradas de forma personalizada
  • Define tus estructuras de tarifas, ofertas de venta y descuentos
  • Aumenta la venta de entradas y mejora la gestión de los datos de tus clientes
  • Integra la gestión de las entradas y las inscripciones en su(s) propio(s) sitio(s) web y canales del evento
Virtual event planning - tracking
Seguimiento
La página de registro de MEETYOO para eventos híbridos y virtuales te permite añadir diferentes medidas de seguimiento para que entiendas de qué campañas de marketing y comunicación provienen las inscripciones a tu evento. También puedes añadir un recurso de análisis a la página de inscripción para hacer un seguimiento de los visitantes en tu cuenta de análisis.

 

Hemos trabajado con los siguientes sistemas analíticos: 

  • Google analytics
  • Adobe Dynamic Tag Manager
  • Google Tag Manager
Virtual event planning - CRM integration
Integración CRM
La página de registro de MEETYOO también te permite utilizar un webhook para enviar la información del participante al sistema CRM de tu preferencia, una vez que el participante haya confirmado su registro. Nuestro webhook puede integrarse en muchos sistemas CRM diferentes.

4 pasos de planificación para el éxito de un evento virtual

Aunque la estructura y el diseño del evento vienen determinados principalmente por el tipo de evento y el público al que va dirigido, es importante tener en cuenta que los eventos virtuales y sus formatos digitales a menudo deben adaptarse y comprimir su duración para ajustarse a la capacidad de atención de los participantes y visitantes. Nuestro equipo de expertos te ayudará y asesorará a la hora de finalizar el concepto de tu evento virtual, incluyendo el apoyo en los plazos y la duración, y cómo y qué características atractivas añadir a todos los momentos y áreas clave de tu evento virtual.

Por lo general, para que el estreno de un evento virtual sea un éxito hay que seguir cuatro pasos de planificación:

Diseño de eventos virtuales

 

Cuando se trata de la apariencia de un evento digital, tendrás más libertad para elegir y expresar los diferentes aspectos de las principales áreas de tu evento virtual. Esto significa que podrás personalizar elementos y características individuales de la interfaz digital, y diseñar el entorno virtual de acuerdo con tus deseos e imaginación. Nuestro equipo de experimentados diseñadores 3D te ayudará en todo momento para garantizar un diseño y una apariencia de evento virtual impresionantes y memorables.

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Comité Este - Entrada principal y salón de la Gala
Marketing y promoción

 

Promociona tu evento híbrido o virtual con medidas de marketing inteligentes para atraer a un público internacional y hacer crecer tu base de participantes. Informa a todos tus participantes potenciales e inscritos a través de comunicaciones de correo automátizadas sobre los aspectos más destacados y las actualizaciones de tu evento virtual para asegurarte de que no se pierdan el evento. Con el sistema de registro de MEETYOO puedes configurar actualizaciones automáticas de correo para estar en contacto con los participantes de tu evento antes, durante y después de tu evento virtual.

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Virtual event planning - marketing and promotion
Contenidos de calidad

 

Una estrategia de contenidos adecuada es fundamental para atraer y comprometer a tu público objetivo. Además de una agenda atractiva y actividades complementarias, es importante que tu evento híbrido o virtual ofrezca contenidos de calidad que motiven y atraigan a los asistentes al evento para que participen activamente, tanto en las ponencias y presentaciones como en las áreas de exposición y networking. Nuestros experimentados gestores de proyectos te asesorarán sobre los tipos de contenido que mejor se adaptan a las distintas actividades y áreas de tu evento, y te apoyarán con sesiones de formación para tus ponentes y presentadores virtuales.

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MEETYOO PRO Ministerio de Relaciones Exteriores Auditorio Diseño
Ajuste fino y pruebas

 

Innumerables características y pequeños detalles transforman los eventos virtuales en experiencias auténticas, atractivas y memorables: salones de networking con talleres y mesas redondas, elementos de gamificación, reuniones aleatorias, etc. Después de probar todas las funciones, explorar el entorno del evento virtual y familiarizarte con tu papel de anfitrión, es el momento de brillar y recoger los frutos de tu trabajo y de tu evento digital. Para que te sientas seguro de tu propuesta de evento virtual, nuestros expertos te ayudarán a desarrollar la plataforma final del evento virtual basándose en tus requisitos y deseos individuales, y formarán a todo el personal implicado para que esté listo para el espectáculo.

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Virtual event planning - fine tuning and testing
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Meetyoo wave navy

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