Plateforme d'événements virtuels

Quels types de plateformes virtuelles existent ?

Chaque plateforme d'événement virtuel présente des forces et des faiblesses qui lui sont propres. En fin de compte, les organisateurs d'événements devront évaluer les caractéristiques de l'événement virtuel dont ils ont besoin, leur public cible et toute autre considération logicielle. 

Au moment de décider quel outil d'événement virtuel répond à vos besoins, il convient de garder à l'esprit que les plateformes d'événements virtuels se déclinent en deux types distincts : 

1. Plateformes d'événements à page web unique

Malgré l'évolution de la technologie des événements virtuels, il arrive qu'une personne ou une marque souhaite garder les choses simples. Dans ce cas, une plateforme événementielle à une seule page web peut suffire pour leur événement virtuel.
 
La majorité des fournisseurs de plateformes événementielles proposent des plateformes web standard, composées de graphiques web plats et standard, de boutons et d'autres éléments d'interface utilisateur que l'on trouve traditionnellement sur les sites web actuels. Il s'agit d'une méthode de présence sur le web que presque tous les participants connaissent. Une étude réalisée par eventMB a révélé que 82 % des plateformes utilisent cette option.
 
Par exemple, certains webinaires, conférences, journées portes ouvertes de l'immobilier, ou même des événements personnels comme une fête de mariage, peuvent ne pas nécessiter une solution d'événement virtuel particulièrement étendue. Dans ces cas, une simple diffusion sur le web de l'événement, un moyen de s'inscrire ou d'envoyer des RSVP, et peut-être un peu de communication, peuvent suffire. 
 
Parmi leurs avantages, citons une grande flexibilité avec l'intégration de fonctionnalités/plateformes externes, un accès facile à la plateforme, qui est souvent accompagnée d'une application mobile. Enfin, ce type de plateforme événementielle est facile à naviguer puisque les participants sont habitués à la navigation sur les sites web.
 
D'un autre côté, certains de leurs inconvénients sont les limitations en matière de conception et de personnalisation, et le peu de possibilités de valorisation de la marque pour les organisateurs. 

2. Plateformes d'événements virtuels immersifs

L'autre type de logiciel événementiel est une plateforme événementielle virtuelle totalement immersive, gérée, personnalisée et dotée de nombreuses fonctionnalités à valeur ajoutée. Ces types de plateformes d'événements virtuels tout-en-un permettent de concevoir des stands virtuels, des sondages en temps réel, des fonctions interactives et des options de parrainage. 

Pour les marques internationales et les poids lourds du monde des affaires qui souhaitent créer un événement virtuel capable d'égaler, voire de dépasser, l'engagement d'un événement en présentiel, les plateformes immersives sont incontournables. Elles sont plus adaptables que les plateformes à page web unique. Ainsi, si vous avez un design particulier en tête pour votre événement virtuel, une plateforme immersive sera probablement en mesure de lui donner vie. Il est important de noter, cependant, que dans ce segment, une distinction peut être faite entre deux types de plateformes immersives pour événements virtuels : 

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D'une part, il y a les plateformes d'événements virtuels avec des environnements 2D / 3D. Ce type d'environnement utilise les angles, la texture et la profondeur pour donner aux utilisateurs le sentiment qu'ils se trouvent dans un espace tridimensionnel. Ils peuvent utiliser des photographies visuellement riches pour donner aux utilisateurs l'impression de se promener dans un centre de congrès, une véranda extérieure ou un hall d'exposition élaboré. Cette option de conception est davantage axée sur l'expérience visuelle, le contenu y étant intégré.

Certains de leurs avantages sont une expérience visuelle qui permet de conserver l'engagement et l'interaction des participants. De plus, les conceptions intuitives permettent aux participants de se déplacer dans l'événement sans complications. De faibles barrières d'accès permettent aux participants d'entrer et d'explorer l'événement sans limitations (pas de téléchargements, d'installations, etc.), et les conceptions et les mises en page de l'événement ajoutent un facteur "wow" à l'expérience.

Cependant, cela peut s'accompagner de configurations d'événements virtuels plus longues par rapport à d'autres plateformes d'événements digitaux, et d'un modèle de prix différent en raison de leur flexibilité en matière de personnalisation.

D'autre part, il existe des plates-formes d'événements virtuels avec des environnements 3D purs. Ces plateformes sont traditionnellement connues pour permettre aux utilisateurs de créer un avatar et d'explorer un événement en se déplaçant vers différentes zones à l'aide des flèches de leur clavier. L'aspect et la sensation d'un événement utilisant ce type de technologie sont similaires à ceux d'un jeu. Au cours des derniers mois, des plateformes proposant des événements dans des environnements 3D ont été envisagées pour imiter ou recréer une expérience dans le métavers. 

Certains de leurs avantages sont les sons spatiaux en 3D, l'interaction vocale entre les participants et d'autres fonctions de gamification qui sont très attrayantes pour les participants à l'événement. En outre, ces espaces virtuels offrent une expérience "réelle" qui permet de se promener dans l’événement.

En ce qui concerne leurs inconvénients, nous pouvons noter que les participants qui ne sont pas familiers avec les jeux de navigation à la première personne peuvent facilement être dépassés par une expérience de gamification. Les plateformes utilisant ce type de technologie nécessitent souvent des installations supplémentaires et présentent davantage de limitations d'accessibilité par rapport aux plateformes de navigation en ligne ou aux plates-formes 2D / 3D. En outre, ce type de technologie permet généralement de réduire le nombre de participants par événement et rend difficile l'intégration d'une application native pour l'événement ou la mise en place d'expériences mobiles

Quels types d'événements peuvent être organisés virtuellement ?

Les avantages des événements virtuels étant devenus évidents pour un plus grand nombre d'organisateurs et de participants, les entreprises ont commencé à se demander si un événement en présentiel répondait nécessairement à leurs besoins. Ceci est particulièrement vrai étant donné la variété des événements qui peuvent être organisés virtuellement. Nous en avons répertorié quelques exemples ci-dessous :

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Foires et salons professionnels virtuels

Au départ, le secteur de l'événementiel était sceptique quant à la possibilité de réaliser des salons professionnels sous forme digitale. On pensait que l'expérience de se promener dans une salle d'exposition et d'interagir avec les produits serait impossible à reproduire. Cependant, avec l'évolution de la technologie, les exposants peuvent désormais présenter aux participants des démonstrations de produits interactives en 3D, des fonctionnalités multi-device, et même une plateforme de commerce électronique pour réaliser des ventes à la demande. Dans l'ensemble, cela signifie que les salons professionnels virtuels peuvent offrir une excellente expérience aux participants et un retour sur investissement important pour les organisateurs.

Salon de l'emploi virtuel

Les entreprises ne devraient pas avoir à limiter leur portée à cause de la géographie, mais malheureusement, c'est souvent le cas avec les salons de l'emploi en présentiel. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une personne ne peut pas se rendre physiquement à un salon, ce qui signifie que les entreprises peuvent manquer d'embaucher un candidat prometteur. Ce candidat peut alors finir par être employé par un concurrent. Avec un salon de l'emploi virtuel, non seulement les candidats potentiels peuvent interagir avec les entreprises, où qu'ils se trouvent dans le monde, mais les recruteurs peuvent également avoir accès à des données importantes qui peuvent les aider dans leur recherche d'employés. Le travail peut être à distance maintenant ; pourquoi pas le recrutement aussi ?

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Plateformes de formation en ligne

Les plateformes d'événements virtuels ne sont pas seulement adaptées aux événements ponctuels de grande envergure. Elles sont également idéales pour les programmes de formation, qu'il s'agisse d'un cours de plusieurs semaines ou d'un atelier d'une journée. Les outils à distance offrent toujours de nombreuses possibilités d'interaction. Les apprenants, les formateurs et les éducateurs ne sont plus limités par les heures de cours ou les réunions en face à face. De plus, les mesures et les analyses peuvent être utilisées pour fournir aux éducateurs un aperçu plus clair des progrès et des réalisations de l'apprenant.

Lancement virtuel de produit

Les lancements virtuels de produits peuvent être beaucoup plus rentables que les démonstrations en présentiel, ce qui permet aux marques de présenter leur produit à un public véritablement mondial. La modélisation d'objets en 3D signifie que les organisateurs d'événements peuvent fournir des affichages détaillés de mouvements à 360° qui s'intègrent directement à leurs stands virtuels. 

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Conférences virtuelles

Les conférences sont idéales pour communiquer avec un public nombreux, mais même la plus grande salle de conférence a une capacité limitée. Avec une conférence virtuelle, en revanche, ces restrictions ne s'appliquent pas. Les entreprises peuvent s'en servir pour atteindre leur public cible - quel que soit l'endroit où il se trouve ou le nombre d'individus qu'il couvre. Avec une conférence virtuelle, vous pouvez offrir aux participants et aux exposants l'accès à des auditoriums, des salles d'exposition, des salons de Networking, des webcasts préenregistrés, etc.

Internal Communications

Bien que les plateformes d'événements virtuels soient généralement considérées comme un moyen de partager un message avec des parties prenantes externes, elles sont de plus en plus utilisées pour la communication interne. Les logiciels d'événements virtuels peuvent être utilisés pour partager les nouvelles de l'entreprise ou permettre la collaboration des employés, en particulier lorsque les entreprises ont des succursales dans le monde entier. Les solutions d'événements virtuels sont également idéales pour contrôler la participation du public, en recevant les commentaires des employés et des autres parties prenantes.

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Cérémonies de remise de prix virtuelles

Les paillettes, le glamour et un air de fête sont tous des aspects communément associés à une cérémonie de remise de prix ou à un gala. La bonne nouvelle, c'est que tout cela peut être reproduit virtuellement. Les cérémonies de remise de prix virtuelles peuvent être accompagnées d'un design totalement immersif qui convient à l'occasion et à votre marque. Du hall d'entrée à la cérémonie elle-même, tout peut être recréé numériquement.

Événements virtuels pour les employés

Les événements virtuels destinés aux employés constituent depuis longtemps une méthode efficace pour permettre aux managers de se réunir et d'entrer en contact avec les travailleurs. Le transfert de ces réunions dans l'arène virtuelle nécessite des flux vidéo avec des normes de sécurité extrêmement élevées pour garantir que les informations sensibles de l'entreprise ne soient pas divulguées. Les réunions virtuelles permettent une intégration plus étroite avec les autres canaux de communication, de sorte que toutes les parties prenantes se sentent impliquées dans la réunion sans que les individus ne se parlent les uns aux autres.

Campus virtuel

L'éducation est un secteur qui a connu une numérisation rapide, l'apprentissage hybride étant devenu monnaie courante. Au niveau universitaire, cela peut même s'étendre à l'expérience du campus, les étudiants pouvant assister à des journées portes ouvertes virtuelles, visionner des conférences et prendre part à des travaux de groupe. 

Showfloor virtuel

Les showrooms virtuels permettent aux marques de partager leurs produits avec les clients de manière immersive, qu'elles vendent des voitures ou des vêtements. Les fonctions de réalité augmentée permettent même aux clients d'entrer en contact avec le produit dans un environnement 3D en utilisant uniquement leur smartphone. Les clients peuvent également se déplacer dans l'espace virtuel, "essayer" les produits par eux-mêmes et consulter le matériel de vente et de promotion. De plus, ils peuvent acheter le produit instantanément. 

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Evénement de recrutement virtuel  

Un événement de recrutement ou un entretien ouvert est quelque peu différent d'un salon de l'emploi. Il ne concerne généralement qu'une seule entreprise, alors qu'un salon de l'emploi peut impliquer plusieurs marques en concurrence pour attirer les candidats. Lors d'un événement de recrutement, les employeurs peuvent toujours interagir avec les candidats comme ils le feraient lors d'un entretien physique, mais ils peuvent également présenter leur marque sous forme digitale et utiliser des analyses pour évaluer les réponses des candidats. Il n'est pas nécessaire de prendre des notes, car chaque entretien peut être enregistré de manière transparente.

Événements hybrides

Un événement hybride, qui n'est pas strictement un événement virtuel, combine des éléments virtuels et des éléments physiques. Bien que les événements virtuels aient nettement gagné en popularité, cela ne signifie pas que les événements en présentiel n'ont plus aucune utilité. En combinant le meilleur des événements physiques et virtuels, les marques peuvent tirer parti de tout ce que la technologie a à offrir sans perdre la touche humaine. Pour certaines personnes (et certains besoins), un événement en présentiel peut être la meilleure solution, tandis qu'à d'autres moments, un événement virtuel est nécessaire. C'est une question de flexibilité - c'est ce que vous offrent les événements hybrides.