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Comment organiser des événements plus durables en passant d’abord par le virtuel

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Event Organizers & Marketing Professionals | 5 Minutes

Saviez-vous qu’un seul participant produit plus de 170 kilogrammes d’émissions de CO2 par jour? Imaginez maintenant une conférence de trois jours avec 1.000 visiteurs où les participants se rendent à l’événement et en reviennent, en utilisant des produits à usage unique (surtout après la COVID-19) et en mangeant seulement une portion de la nourriture fournie. Cela crée énormément de déchets et d’émissions de CO2 qui peuvent facilement être évités. 

L’un des moyens les plus efficaces de réduire vos émissions de CO2 est d’organiser un événement virtuel durable. Les événements virtuels réduisent les émissions de CO2 provoquées par les voyages, les déchets alimentaires et l’utilisation de produits à usage unique. Des études ont été menées, comme celle du magazine Nature, démontrant que les événements numériques peuvent réduire votre empreinte carbone de 94 % et votre consommation d’énergie de 90 %. 

De nombreuses entreprises affirment que leur engagement de protection de l’environnement à long terme est leur priorité absolue. Dans cette optique, créer des meetings / réunions en ligne plutôt qu’en présentiel a une influence énorme sur la protection de l’environnement, quel que soit le nombre de participants. Vous pouvez mesurer le potentiel de réduction des émissions de votre prochain événement en ligne en utilisant le calculateur sur la page de développement durable MEETYOO ou un autre en ligne. Maintenant que vous connaissez les avantages d’organiser vos meetings / réunions virtuellement, nous allons passer en revue la façon de produire le meilleur événement en ligne. 

Commencer par une planification spécifique, un partenariat avec des ONGs, une ludification amusante, des initiatives durables à l’organisation d’un événement au domicile des participants, et utiliser l’hybride. 

En tant que cofondateur et rédacteur en chef du Event Industry News, Adam Parry a déclaré : « Je pense que la technologie et la protection de l'environnement peuvent aller de pair. La technologie nous aidera à mesurer et à suivre notre impact, l’impact des événements et tout ce qui en découle. L’industrie met au point un logiciel qui pourrait nous aider à analyser les moindres impacts environnementaux d’un événement pour que nous puissions prendre de meilleures décisions en fonction de cela. »

Plan en trois étapes

La partie la plus difficile de tout nouveau projet est le début. Il est important de commencer par un plan et trouver de bons partenaires qui vous aideront à atteindre votre objectif d’événement virtuel durable. Chez MEETYOO, nous prenons en compte et compensons notre empreinte carbone. Nous le faisons en trois étapes simples.

  • Premièrement, nous pouvons analyser vos émissions de CO2 à l’aide des données fournies par la société Plan A. Nous avons établi un partenariat avec Plan A, une jeune entreprise de technologies vertes de Berlin axée sur la « comptabilisation du carbone » pour les entreprises, afin de nous aider à analyser nos données et à réduire notre empreinte carbone, ce que nous pouvons faire avec vous également.
  • Deuxièmement, une fois les données recueillies, nous créons un plan de réduction des émissions à mettre en œuvre. 
  • Troisièmement, nous aimons aller un peu plus loin et nous associer à une organisation environnementale certifiée pour compenser les émissions.

Un thème avec une cause

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Lors de l’organisation de votre événement virtuel durable, il est intéressant de mettre votre nouvelle initiative en jeu en en faisant un thème. L’étape numéro trois peut refléter la cause que vous voulez soutenir tout au long de votre événement et le définir comme un thème.

Par exemple, dans notre série d’événements Deep Dive de 2021, nous avons créé un thème sous-marin qui nous a donné l’occasion de sensibiliser les gens à la protection des mers. Nous nous sommes associés avec everwave, Coral Guardian et Healthy Seas et avons donné plusieurs milliers d’euros pour soutenir les efforts de nettoyage de l’océan jonché de plastique. Pendant l’événement, notre public a pu trouver une bibliothèque multimédia avec des informations et des matériaux sur la préservation de la mer et de sa faune. C’était une excellente façon d’articuler un thème autour d’une cause en laquelle nous croyons et de faire en sorte que notre public ait appris autre chose complémentaire à l’avenir des événements numériques. 

Compétition amicale

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Disposer d’une bibliothèque multimédia était utile, mais nous voulions aussi nous assurer que notre public était engagé. C’est pourquoi nous avons ajouté un peu de ludification. Au cours de la série d’événements Deep Dive, nous avons créé un jeu pour engager notre public avec du divertissement et de l’information autour du thème et de la cause que nous soutenions. Nous avions un poisson numérique nommé MEEMO et nous avons encouragé notre public à cliquer dessus chaque fois qu’il le voyait traverser l’écran. Ce jeu de cache-cache avec MEEMO a permis aux visiteurs de découvrir chaque pièce sur la plateforme. Cela a ajouté du jeu, de l’éducation et de l’engagement, ce qui est plus difficile à mettre en œuvre lors d’un événement en présentiel.

Soutien local

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Il est indéniable que l’une de nos préoccupations essentielles sur les événements en présentiel est la nourriture gratuite. Mais ne vous inquiétez pas, cela est également possible pour vos événements virtuels durables. Une excellente façon de le faire est d’envoyer une carte-cadeau électronique à vos participants pour un café et un déjeuner. Comme nous l’avons déjà vu, les aliments peuvent être un important facteur de gaspillage, et c’est pourquoi nous encourageons le soutien des entreprises locales. Envoyez votre carte-cadeau avec une liste de petits commerçants locaux que vous recommandez à votre public. Cela rehaussera votre événement numérique durable, l’engagement du public et les partenariats locaux.

Merveilles de l’hybride

Alors que nous nous dirigeons vers un monde d’événements en présentiel, les organisateurs et les participants sont encouragés à être pragmatiques et conscients du résultat souhaité. Samuel C. Stephens, directeur général de l’AB InBev Foundation, nous encourage tous à poser des questions telles que :

  • Cela nécessite-t-il une présence en personne? 
  • Dans l’affirmative, que peut-on faire pour rendre l’événement plus durable à partir des différentes perspectives et approches durables? 
  • Pouvons-nous faire de cet événement un événement hybride avec une certaine participation numérique pour ceux qui n’ont peut-être pas besoin d’être présent physiquement?

Samuel C. Stephens fait un grand point en évoquant les événements hybrides. Lorsque vous donnez à vos participants l’occasion de venir en personne ou de vous connecter virtuellement, vous réduisez toujours vos émissions de carbone. La plateforme d’événements virtuels prend en charge le jumelage, la conception et la personnalisation du contenu alimenté par l’IA qui peut connecter les participants à distance à l’événement. 

Ici, chez MEETYOO, nous nous efforçons d’aller au-delà quand il s’agit de notre initiative de protection de l'environnement et nous sommes là pour vous aider. Lorsque vous organisez un événement avec nous, vous pouvez compter sur nos serveurs cloud AWS qui offrent une alternative écologique qui représente également une excellente stabilité et évolutivité. Nous utilisons 77 % moins de serveurs, 84 % moins d’énergie et un mélange plus propre de 28 % d’énergie solaire et éolienne. Et d’ici 2030, AWS vise à utiliser 100 % d’énergie renouvelable. 

Le virage vert est notre priorité numéro un et nous faisons tout notre possible pour en tenir compte dans tous les aspects de nos activités. Nous aidons nos clients à devenir plus écologiques et nous encourageons également nos collaborateurs. Nous intégrons l’initiative environnementale dans tout ce que nous faisons en interne et en externe et nous espérons que vous vous joindrez à nous.

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