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Organisateurs d'événements, exposants et propriétaires d'événements | 6 minutes
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Les organisateurs d'événements se tournent vers les plateformes technologiques pour guider leurs stratégies et meilleures pratiques en matière d'événements virtuels et hybrides. Cependant, les nouvelles plates-formes technologiques (start-ups financées par le capital-risque) n'ont pas beaucoup d'expérience dans la gestion, la planification ou la conception d'événements. Certaines n'ont pas non plus beaucoup d'expérience en matière de diffusion en direct à partir de lieux d'événements. Ce manque d'expérience dans le secteur de l'événementiel est à l'origine d'un grand nombre de frictions et de désabonnements parmi les clients des startups de l'événementiel.
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Comparer les plateformes d'événements virtuelles et hybrides
Nous avons analysé certains des principaux fournisseurs du secteur et avons résumé nos conclusions dans notre aperçu comparatif.
Questions clés
- Pourquoi l'expérience du secteur de l'événementiel est-elle essentielle pour les plateformes technologiques événementielles, c'est-à-dire en tant que fournisseurs de services et pas seulement en tant que plateformes logicielles ?
- Comment les organisateurs d'événements peuvent-ils choisir des plateformes technologiques ayant l'expérience adéquate en matière de gestion d'événements ?
- Pourquoi est-ce important pour le succès de leur événement hybride/virtuel ?
- Comment peuvent-ils vérifier que les plateformes technologiques d'événements ont une expérience adéquate/appropriée de l'industrie événementielle ?
- Quels sont les avantages à travailler avec des plateformes technologiques ayant une expérience spécifique de l'événementiel ?
- Comment l'expérience du secteur de l'événementiel augmente-t-elle le ROE (Return on Events) pour les organisateurs d'événements ?
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La technologie a un grand impact sur le fonctionnement de notre monde et sur nos réactions. Une telle dépendance a contraint la plupart des entreprises à emprunter la voie de la transformation numérique. Le monde change et, même si c'est pour le mieux, nous constatons une dépendance accrue à l'égard de l'assistance virtuelle. En changeant la dynamique des "e-réunions", 2020 a vu un changement massif dans la façon dont les entreprises organisent leurs événements.
Les événements virtuels ont connu une croissance et une demande persistantes dans le secteur et s'il est louable que les entreprises s'ouvrent à l'idée de devenir virtuelles, il est important de le faire correctement. Que votre événement soit axé sur un objectif ou qu'il s'agisse d'une réunion annuelle décontractée, le fait de rassembler les gens est toujours soutenu par un objectif. Les organisateurs d'événements font désormais la transition et demandent l'aide des plateformes d'événements virtuels pour élaborer la stratégie de leurs événements virtuels et hybrides. La clé est d'être capable de comprendre l'objectif et de le servir correctement, ce qui ne peut être accompli qu'en choisissant la bonne plateforme technologique d'événements.
Les événements virtuels n'ont reçu l'attention dont ils avaient tant besoin qu'au début de la pandémie. Pour rester pertinent dans ce monde en constante évolution, il est logique de tirer les leçons du passé et de les mettre en pratique aujourd'hui. L'expérience événementielle consiste à introduire l'idée de la personnalisation pour offrir une expérience unique aux participants, si elle n'est pas équivalente à l'expérience en personne.
Le secteur des événements virtuels a connu une augmentation de 400 % de sa part de marché par rapport à l'époque pré-pandémique et devrait être évalué à 139 milliards de dollars en 2022 ! Ces chiffres nous donnent une idée de l'encombrement qui rend le choix de la bonne plateforme encore plus difficile pour les organisateurs. Des aspects tels que les services, les réseaux, le coût, les ateliers et l'expérience ont un poids différent pour chaque organisateur, mais n'oubliez pas que l'essentiel est de répondre à l'"objectif" de l'événement.
En raison du faible coût et de l'éventail de services, les organisateurs sont désormais attirés par les plateformes qui peuvent ou non avoir une expérience pertinente en matière d'événements pour guider le spectacle. Qu'il s'agisse de serrer des mains, de trinquer, de jouer à des jeux virtuels ou de diffuser en direct, les organisateurs doivent choisir un partenaire capable de rendre cette transition harmonieuse et intéressante pour les participants. La technologie évolue et les humains ne font que s'adapter. C'est une courbe d'apprentissage qui ne peut être réalisée en sautant directement dans la flaque. Aujourd'hui, les événements ne se résument plus à un discours-programme, mais à des expériences agréables, qui permettent d'enrichir les connaissances acquises lors d'événements en personne ou virtuels.
Il peut être décourageant de budgétiser des événements virtuels, et encore plus lorsque vous avez des plates-formes émergentes qui offrent des services sophistiqués à des coûts extrêmement bas. Mais ici, ce sont les nuances qui comptent.
Pourquoi l'expérience des événements est-elle essentielle ?
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La conception des exigences techniques pour accueillir un événement ne représente que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à satisfaire les besoins des participants, en gardant à l'esprit les objectifs que vous souhaitez atteindre par le biais de l'événement. Des études montrent que l'utilisation de la technologie dans les événements peut augmenter la participation de 20 % et la productivité de 27 %. Si votre plateforme technologique peut facilement apporter du jazz, susciter l'engagement des participants reste une approche empathique. Les plates-formes qui offrent une expérience événementielle en tant que service peuvent vous aider à mieux capter l'attention du public et à lui donner la sensation qu'il attend et dont il a besoin dans un événement virtuel. À mesure que nous évoluons, il est plus important que jamais de choisir une plateforme qui offre une expérience événementielle en tant que service et qui procure des expériences significatives et agréables aux participants.
Comment choisir la bonne plateforme ?
Le choix de la bonne plateforme technologique pour les événements peut être difficile. Que vous cherchiez à engager quelqu'un pour un événement ponctuel ou que vous vous lanciez dans un projet d'un an, vous devez vérifier comment la plateforme peut répondre à vos objectifs événementiels.
Des études montrent que plus de 50 % des organisateurs d'événements n'ont pas les compétences requises pour organiser un événement virtuel. C'est là que votre partenaire doit vous soutenir. Une plateforme qui peut vous aider à effectuer des tâches de bout en bout, comme les inscriptions et la diffusion de contenu, vous fera non seulement gagner du temps, mais s'avérera également un investissement rentable. D'autre part, susciter l'engagement de l'audience n'est pas seulement une compétence technique, c'est un métier que seuls les experts qui croient vraiment au partage d'expériences peuvent exercer. Assurez-vous que votre fournisseur possède l'expérience et les outils techniques nécessaires pour organiser un événement qui réponde à vos objectifs. Posez des questions telles que : Aideront-ils à l'inscription ? Vont-ils éteindre un incendie le jour de l'événement ? L'équipe de MEETYOO vous aidera à mettre en place l'événement et à concevoir la stratégie d'engagement et le support technique adéquats afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur vos participants et l'expérience de l'événement. Avec le bon partenaire, discutez du travail autour de vos attentes et rendez les situations pertinentes pour vos participants. Choisissez une approche classifiée ou holistique en fonction de vos objectifs clés.
En quoi cela fait-il le succès d'un événement ?
Dans un monde de plus en plus consommateur de technologie, il est impossible de se déconnecter ! Avec autant d'opportunités qui circulent, il est devenu essentiel pour les organisateurs d'aujourd'hui de se concentrer sur la personnalisation de l'expérience des participants aux événements. La création d'expériences significatives pour les événements hybrides et virtuels peut donner lieu à des possibilités d'engagement et de mise en réseau. Pour que l'événement soit réussi, la plateforme doit être en mesure d'offrir une expérience plus malléable pour répondre aux attentes des participants. Offrir un choix de flexibilité et s'adapter à votre public peut être un facteur de motivation et augmenter le nombre de participants, ce qui se traduit par un meilleur retour sur investissement. Plus de 90% des spécialistes du marketing croient qu'il faut offrir des expériences personnalisées. L'expérience événementielle sur mesure de MEETYOO est adaptable et flexible pour les besoins changeants de votre organisation. Vous pouvez être sûr que vous faites vivre des expériences significatives et mémorables à votre public.
Quels sont les avantages de travailler avec des plates-formes d'événements ayant de l'expérience dans ce domaine ?
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L'expérience événementielle est un moyen de créer des expériences immersives et mémorables pour vos participants. Il est relativement facile d'offrir des expériences améliorées dans le cadre d'événements en personne, mais il peut s'avérer difficile d'en faire autant dans le cadre d'un événement hybride ou virtuel, car le planificateur doit tenir compte de plusieurs points d'action. Dans un espace virtuel, il est nécessaire de faire correspondre les expériences à celles d'un événement en personne, et cela ne peut se faire qu'en personnalisant les expériences sur la base des objectifs primaires fixés pour l'événement. Travailler avec des plates-formes technologiques spécialisées dans le type d'événements que vous souhaitez organiser permet d'obtenir un retour sur investissement satisfaisant et de réduire le risque de problèmes lors de l'événement.
Comment l'expérience du secteur de l'événementiel permet-elle d'augmenter le ROE, Return on Events, pour les organisateurs d'événements ?
La personnalisation des événements a la capacité de susciter un engagement accru en optimisant l'expérience des participants. La mesure de paramètres dénombrables pour les événements virtuels ou hybrides dépend principalement des objectifs clés de l'événement, mais en réalité, il s'agit d'un élément beaucoup plus vaste et intégré. Les expériences événementielles permettent de personnaliser le processus d'inscription, ce qui le rend agréable pour le participant et augmente donc les chances d'inscription. Alors que la plupart des organisateurs d'événements croient qu'il faut mesurer le succès de l'événement par le biais des indicateurs clés de performance (KPI), mesurer l'expérience événementielle consiste à donner la priorité aux données et à l'engagement. L'observation des données autour de l'engagement, du contenu, du réseautage et des revenus peut donner une voie aux planificateurs pour orchestrer les événements futurs. MEETYOO aide les spécialistes du marketing à recueillir de telles données qui peuvent aider à établir une feuille de route pour les activités post-événement et à construire des expériences événementielles plus personnalisées.
Le secteur de l'événementiel a connu une croissance intangible depuis le début de la pandémie et, compte tenu de son importance sur le marché actuel, il est certain que ce modèle est là pour rester. C'est pourquoi il est devenu essentiel pour les spécialistes du marketing de proposer une expérience équitable et unique à chaque fois. Répondre à des questions telles que "Que retirent vos participants de cet événement ?" Sont désormais primordiales à poser dans un monde où nous sommes déjà confrontés à la " fatigue du zoom ". Faire passer le réel pour l'irréel n'est possible que si vous avez intégré une expérience événementielle marquante.
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