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Event-Organisatoren, Aussteller und Veranstalter | 6 Minuten
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Veranstaltungsplaner wenden sich an Event-Tech-Plattformen, um ihre Strategien und bewährten Verfahren für virtuelle und hybride Veranstaltungen zu entwickeln. Kürzlich gegründete Event-Tech-Plattformen (VC-finanzierte Startups) haben jedoch wenig Erfahrung mit Eventmanagement, - planung oder -design. Einige sind auch nicht sehr erfahren im Live-Streaming von Veranstaltungsorten. Dieser Mangel an Erfahrung in der Veranstaltungsbranche verursacht eine Menge Reibung und Abwanderung unter den Kunden von Event-Tech-Startups.
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Vergleich virtueller Veranstaltungsplattformen
Wir haben einige der führenden Anbieter der Branche analysiert und unsere Ergebnisse in unserer Vergleichsübersicht zusammengefasst.
Zentrale Fragen
Warum ist die Erfahrung in der Veranstaltungsbranche für Event-Tech-Plattformen so wichtig nicht nur als Software-Plattform, sondern auch als Dienstleistungsanbieter?
Wie können Eventplaner Event-Tech-Plattformen mit der richtigen Eventmanagement-Erfahrung auswählen?
Warum ist dies wichtig für den Erfolg der hybriden / virtuellen Veranstaltung?
Wie können Event-Tech-Plattformen auf geeignete / angemessene Erfahrung in der Veranstaltungsbranche geprüft werden?
Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit Event-Tech-Plattformen mit veranstaltungsspezifischer Erfahrung?
Wie kann die Erfahrung in der Veranstaltungsbranche den ROE (Return on Events) für Veranstaltungsplaner erhöhen?
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Die Technologie prägt nicht nur die Welt, in der wir leben, sondern auch unsere Reaktionen auf jede Aktion. Diese Abhängigkeit hat die meisten Unternehmen gezwungen, den Weg der digitalen Transformation einzuschlagen. Die Welt verändert sich, und obwohl zum Besseren, sehen wir eine viel größere Abhängigkeit von virtueller Unterstützung. Das Jahr 2020 hat die Dynamik der “E-Meetings” verändert und die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Veranstaltungen durchführen, stark verändert.
Virtuelle Veranstaltungen verzeichnen ein anhaltendes Wachstum und eine große Nachfrage in der Branche. Es ist zwar lobenswert, dass sich Unternehmen für die Idee der virtuellen Veranstaltung öffnen, aber es ist wichtig, dass man es richtig macht. Ganz gleich, ob es sich um eine zielgerichtete Veranstaltung oder ein zwangloses jährliches Treffen handelt, die Zusammenführung von Menschen hat immer einen Zweck. Die Organisatoren von Veranstaltungen gehen jetzt dazu über und suchen die Hilfe von Plattformen für virtuelle Veranstaltungen, um ihre virtuellen und hybriden Veranstaltungen strategisch zu planen. Das Geheimnis liegt darin, den “Zweck” zu erkennen und ihn richtig zu erfüllen, was nur durch die Wahl der richtigen Event-Tech-Plattform erreicht werden kann.
Persönliche Veranstaltungen beherrschen die Branche schon seit Menschengedenken. Virtuelle Veranstaltungen hingegen haben erst seit dem Beginn der Pandemie die dringend benötigte Aufmerksamkeit erhalten. In dem Bestreben, in dieser sich ständig verändernden Welt relevant zu bleiben, ist es nur sinnvoll, die Lehren aus der Vergangenheit zu ziehen und sie heute in die Tat umzusetzen. Bei der Veranstaltungserfahrung geht es darum, die Idee der Personalisierung zu verwirklichen, um den Teilnehmern ein einzigartiges Erlebnis zu bieten, wenn auch nicht in einem persönlichen Erlebnis.
Der Marktanteil virtueller Veranstaltungen ist im Vergleich zu den Zeiten vor der Pandemie um 400 % gestiegen und wird für das Jahr 2022 auf 139 Milliarden Dollar geschätzt! Die Zahlen geben uns eine Vorstellung von der Unübersichtlichkeit, die es den Veranstaltern noch schwerer macht, die richtige Plattform zu wählen. Aspekte wie Dienstleistungen, Netzwerke, Kosten, Workshops und Erfahrung haben für jeden Veranstalter ein anderes Gewicht, aber denken Sie daran, dass das Geheimnis darin liegt, den “Zweck” der Veranstaltung zu erfüllen.
In Anbetracht der niedrigen Kosten und einer Reihe von Dienstleistungen, die angeboten werden können, werden Organisatoren nun von Plattformen angezogen, die über einschlägige Event-Erfahrung verfügen oder auch nicht, um die Veranstaltung zu leiten. Von Händeschütteln und Gläserklirren bis hin zu virtuellen Spielen und Live-Streaming sollten Veranstalter einen Partner wählen, der diesen Übergang reibungslos und für die Teilnehmer ansprechend gestalten kann. Die Technologie ändert sich und die Menschen passen sich an. Es ist eine Lernkurve, die nicht über Nacht erreicht werden kann. Bei Veranstaltungen geht es heute nicht mehr um eine Keynote-Präsentation, sondern um reizvolle Erlebnisse, bei denen die Erkenntnisse aus persönlichen und virtuellen Veranstaltungen auf den Tisch kommen.
Es kann entmutigend sein, virtuelle Veranstaltungen zu budgetieren, und noch mehr, wenn es aufstrebende Plattformen gibt, die ausgefallene Dienste zu extrem niedrigen Kosten anbieten. Aber hier kommt es auf die Feinheiten an.
Warum ist die Erfahrung mit Veranstaltungen so wichtig?
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Die Entwicklung der technischen Voraussetzungen für die Durchführung einer Veranstaltung ist nur die halbe Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, die Bedürfnisse der Teilnehmer zu befriedigen und dabei die Ziele im Auge zu behalten, die Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Studien zeigen, dass der Einsatz von Technologie bei Veranstaltungen die Teilnehmerzahl um 20 % und die Produktivität um 27 % steigern kann. Ihre technische Plattform kann zwar den Schwung bringen, aber das Engagement der Teilnehmer zu fördern, benötigt immer noch einen einfühlsamen Ansatz. Plattformen, die Event-Erlebnisse als Dienstleistung anbieten, können Ihnen helfen, die Aufmerksamkeit des Publikums besser zu gewinnen und jedem Publikum das Gefühl zu vermitteln, dass es von einer virtuellen Veranstaltung erwartet und braucht.
In der heutigen Zeit ist es wichtiger denn je, eine Plattform zu wählen, die Veranstaltungserfahrungen als Dienstleistung anbietet und den Teilnehmern sinnvolle und angenehme Erlebnisse bietet.
Wie wählt man die richtige Plattform?
Die Wahl der richtigen Even-Tech-Plattform kann schwierig sein. Ganz gleich, ob Sie jemanden für eine einmalige Veranstaltung an Bord holen wollen oder einen Plan für ein ganzes Jahr haben, Sie müssen darauf achten, wie die Plattform Ihren Zielen für die Veranstaltung gerecht werden kann.
Untersuchungen zeigen, dass mehr als 50 % der Veranstaltungsplaner nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um eine virtuelle Veranstaltung durchzuführen. An dieser Stelle muss ein Partner Sie unterstützen. Eine Plattform, die Sie bei der Abwicklung von Aufgaben wie Anmeldungen und der Bereitstellung von Inhalten unterstützt, spart nicht nur Zeit, sondern ist auch eine lohnende Investition. Die Einbindung des Publikums hingegen ist nicht nur eine technische Fähigkeit, sondern ein Handwerk, das nur von Experten ausgeführt werden kann, die wirklich an den Erfahrungsaustausch glauben. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter über die richtige Erfahrung mit Veranstaltungen und die richtigen technischen Hilfsmittel verfügt, um eine Veranstaltung auf die Beine zu stellen, die Ihren Zielen gerecht wird. Stellen Sie Fragen wie: Wird die Plattform bei der Registrierung helfen? Werden am Tag der Veranstaltung “Brände gelöscht"? Unser Team bei MEETYOO hilft Ihnen bei der Vorbereitung der Veranstaltungen, der Entwicklung der richtigen Engagement-Strategie und der technischen Unterstützung, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Teilnehmer und das Veranstaltungserlebnis konzentrieren können. Mit dem richtigen Partner besprechen Sie die Arbeit rund um Ihre Erwartungen und stellen Situationen dar, die für die Teilnehmer relevant sind. Entscheiden Sie sich für einen klassifizierten oder ganzheitlichen Ansatz je nach Ihren Hauptzielen.
Wie wird eine Veranstaltung dadurch erfolgreich?
In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es unmöglich, sich abzumelden! Bei so vielen Möglichkeiten, die sich bieten, ist es für die Organisatoren von heute unerlässlich, den Fokus auf die Personalisierung der Erfahrungen der Veranstaltungsteilnehmer zu legen. Für ein erfolgreiches Event sollte die Plattform in der Lage sein, ein Event-Erlebnis zu bieten, das den Erwartungen der Teilnehmer gerecht wird. Die Möglichkeit, flexibel zu sein und das Publikum dort zu bedienen, wo es sich gerade aufhält, kann ein motivierender Faktor sein, der die Zahl der Teilnehmer erhöht und zu einem besseren ROI führt. Über 90 % der Vermarkter glauben an maßgeschneiderte Erlebnisse. Das maßgeschneiderte Event-Erlebnis von MEETYOO ist anpassungsfähig und flexibel für die sich ändernden Bedürfnisse Ihrer Organisation. Sie können sicher sein, dass Sie Ihrem Publikum sinnvolle und denkwürdige Erlebnisse bieten.
Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit Event-Tech-Plattformen mit veranstaltungsspezifischer Erfahrung?
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Veranstaltungserlebnisse sind eine Möglichkeit, Ihren Teilnehmern starke und unvergessliche Erfahrungen zu bieten. Die Bereitstellung verbesserter Erlebnisse durch persönliche Veranstaltungen ist eine relativ einfache Aufgabe, jedoch kann es schwierig werden, dasselbe über eine hybride oder virtuelle Veranstaltung zu erreichen, da es mehrere Aktionspunkte gibt, die ein Planer genau im Auge behalten muss. In einem virtuellen Raum müssen die Erlebnisse mit denen einer persönlichen Veranstaltung übereinstimmen und dies kann nur durch eine Personalisierung der Erlebnisse auf der Grundlage der für die Veranstaltung festgelegten Hauptziele erreicht werden. Die Zusammenarbeit mit Event-Tech-Plattformen, die sich mit der Art von Veranstaltungen auskennen, die Sie ausrichten möchten, führt zu einem zufriedenstellenden ROE und verringert das Risiko von Herausforderungen bei Veranstaltungen.
Wie kann die Erfahrung in der Veranstaltungsbranche den ROE, den Return on Events, für Veranstaltungsplaner erhöhen?
Die Event-Personalisierung hat die Fähigkeit, das Engagement zu steigern, indem sie das Erlebnis des Teilnehmers optimiert. Die Messung zählbarer Kennzahlen für virtuelle oder hybride Veranstaltungen hängt in erster Linie von den Hauptzielen der Veranstaltung ab. In Wirklichkeit handelt es sich um ein viel größeres und integriertes Element. Event-Erlebnisse ermöglichen eine individuelle Anpassung des Registrierungsprozesses, so dass der Prozess für die Teilnehmer angenehm ist und die Chancen auf eine Registrierung steigen. Während die meisten Veranstaltungsplaner glauben, den Erfolg der Veranstaltung anhand der festgelegten KPIs zu messen, geht es bei der Messung des Veranstaltungserlebnisses um die Priorisierung von Daten und Engagement. Die Beobachtung von Daten zu Engagement, Inhalt, Networking und Umsatz kann den Planern einen Weg für die Orchestrierung zukünftiger Veranstaltungen weisen. MEETYOO hilft Vermarktern, solche Daten zu sammeln, die ihnen helfen können, eine Roadmap für Aktivitäten nach der Veranstaltung zu erstellen und ein personalisiertes Veranstaltungserlebnis zu schaffen.
Die Veranstaltungsbranche hat seit Beginn der Pandemie ein unfassbares Wachstum erlebt und mit ihrem Anteil am aktuellen Markt ist es sicher, dass dieses Modell hier bleiben wird. Aus diesem Grund ist es für Vermarkter unerlässlich geworden, jedes Mal ein gleichwertiges und einzigartiges Erlebnis zu bieten. Die Beantwortung von Fragen wie “Was haben Ihre Teilnehmer von dieser Veranstaltung?" sind in einer Welt, in der wir bereits mit der “Zoom-Müdigkeit” (“Zoom Fatigue") konfrontiert sind, von größter Bedeutung. Die Realität in die Unwirklichkeit zu bringen, ist nur möglich, wenn Sie ein eindrucksvolles Veranstaltungserlebnis integriert haben.
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