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Organisateurs d'événements, exposants et propriétaires d'événements | 7 minutes
Les avantages des événements virtuels de pointe
Les événements virtuels sont de plus en plus populaires. Une étude récente indique que 55 % des organisateurs d'événements virtuels prévoient d'investir davantage dans des événements virtuels l'année prochaine. Les événements virtuels deviennent de plus en plus courants en partie grâce aux nombreux avantages qu'ils présentent par rapport aux événements physiques. Ils peuvent offrir des coûts considérablement réduits, une mise en réseau plus efficace, des chiffres de fréquentation plus élevés, des niveaux de durabilité plus importants et une foule d'autres avantages. Ils sont loin d'être la deuxième meilleure option pour les organisateurs d'événements - et sont même parfois employés aux côtés de procédures en personne dans le cadre d'un événement hybride.
Néanmoins, les événements virtuels ne doivent pas être considérés comme une alternative facile. Leur succès dépend de l'utilisation de la bonne plateforme d'événement virtuel, capable de répondre aux besoins de toutes les parties prenantes. La préparation des événements virtuels en tant qu'organisateur ou exposant doit être minutieuse et ciblée afin de répondre à un public spécifique. Dans cet article, nous avons dressé une liste des meilleures pratiques en matière de planification et de préparation d'événements virtuels, afin que vous puissiez éviter les erreurs courantes et créer l'événement virtuel ultime.
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1. Avant l'événement virtuel
La préparation de vos événements en ligne (en tant qu'organisateur ou exposant) commence bien avant que vos participants ne commencent à s'inscrire. Le nombre d'événements virtuels étant en hausse, la concurrence est féroce pour que votre événement virtuel se distingue des autres. Selon les spécialistes du marketing, 40 % des événements devraient être virtuels en 2022, soit une augmentation de 5 % par rapport à 2020. Cette croissance étant appelée à se maintenir, il est essentiel que les organisateurs comprennent les différences entre les événements virtuels et les événements en personne. Même si vous avez de l'expérience dans l'organisation d'un événement physique, la gestion d'un événement virtuel peut être très différente.
Différences avec les événements physiques
Les événements physiques et virtuels diffèrent à de nombreux égards. Il est donc essentiel d'en tenir compte lors de la planification et de la préparation de votre événement virtuel. Tout d'abord, le type de contenu dont vous aurez besoin est différent. Un événement en personne peut impliquer la distribution de dépliants, de cartes de visite ou de produits de marque. Les événements virtuels utiliseront plutôt des documents numériques, notamment des liens, des vidéos ou des présentations. En ce qui concerne ces dernières, tenez compte du format de présentation et de la capacité d'attention de vos participants, ainsi que de la qualité audiovisuelle et des valeurs de production dont vous aurez besoin.
En termes de marketing, un événement virtuel est également très différent. Les événements virtuels bénéficient d'une accessibilité et d'une disponibilité mondiales, ce que la publicité autour de l'événement doit refléter. La portée plus large de votre groupe cible doit être soutenue par des messages sur les réseaux sociaux, des bulletins d'information numériques, des e-mails et une page d'événement qui attire l'attention. En outre, veillez à promouvoir votre événement bien à l'avance.
Une autre différence majeure concerne la facilité et la qualité de la génération et de la notation des données. Les formulaires de contact, les inscriptions en ligne, les liens vers des calendriers et d'autres protocoles numériques facilitent non seulement la génération de pistes, mais aussi leur évaluation à l'aide d'analyses. Assurez-vous de connaître tous les différents canaux de données qui seront à votre disposition lors d'un événement virtuel et la meilleure façon de les utiliser.
Offrez à votre personnel une formation et des conseils adéquats concernant les principales différences entre les événements virtuels et les événements en personne. Dans le cas d'un salon de l'emploi virtuel, par exemple, il est fort probable qu'ils soient en contact avec plusieurs clients en même temps. Heureusement, de nombreuses plateformes d'événements virtuels sont conçues pour aider le personnel en sauvegardant les protocoles de chat, en aidant à la programmation, etc.
Avec tout ce qui précède l'événement, n'oubliez pas de considérer la différence que les événements virtuels offrent en termes de suivi avec les participants. Les événements virtuels permettent d'identifier plus facilement des groupes cibles spécifiques et de partager un contenu personnalisé. Assurez-vous que ces groupes, et le contenu que vous souhaitez leur proposer, sont pris en compte à l'avance.
Comment se preparer pour les evenements virtuels
Il existe de nombreux domaines sur lesquels les organisateurs ou les exposants doivent porter leur attention avant la tenue de leur événement virtuel. Nous en avons énuméré quelques-uns ci-dessous :
- Sélection du contenu : Comme pour un événement physique, assurez-vous d'avoir préparé tout le contenu nécessaire dont vous avez besoin. Dans le cas des événements virtuels, il peut s'agir de documents, de vidéos et de bannières. Le lieu virtuel lui-même doit également être créé, avec du contenu d'entreprise tel que des logos. Réfléchissez bien aux meilleurs types et formats de contenu pour faire passer votre message. Les conférences virtuelles sont généralement plus condensées que les conférences en personne. Prévoyez donc trois à quatre heures de contenu par jour, entrecoupées de nombreuses pauses.
- Intervenants et discours d'ouverture : Vos conférenciers devront être parfaitement informés du programme et vous devrez avoir accès à un modérateur familier des événements virtuels. Formez vos orateurs à la configuration de leurs webcams et apprenez-leur à utiliser le backend de présentation. Un essai de l'événement et un manuel pour les orateurs pour les aider à se préparer pour le grand jour. Certaines plateformes événementielles, comme MEETYOO Pro, proposent un service géré, qui vous aidera dans ce processus complexe mais très important.
- Stratégie marketing : Évaluez les meilleurs canaux de marketing pour atteindre votre public cible. Sont-ils plus susceptibles d'être engagés par un post sur les médias sociaux ou un formulaire d'inscription envoyé par e-mail ? Il n'existe pas d'approche unique pour réussir la commercialisation de votre événement virtuel, mais mettez votre stratégie en place dès le début.
- Génération de prospects : Envoyez rapidement des formulaires de contact et utilisez des outils d'analyse et de gestion de la relation client pour contrôler les taux de participation, les types de questions posées et tout autre paramètre pertinent. Déterminez d'où pourraient provenir les pistes avant le début de votre événement et suivez-les.
- Le personnel : Proposez à votre personnel des formations et des séances d'information sur des sujets tels que les connaissances techniques et la mise en réseau - tout ce qui est pertinent pour leur rôle pendant l'événement. Vérifiez la disponibilité de chaque personne, si elle est mieux placée sur le stand de l'entreprise ou ailleurs, et (le cas échéant) si elle doit créer ou télécharger son propre avatar pour l'événement.
- Suivi : Préparez des séquences d'e-mails, des promotions, des offres spéciales et des bannières dans le cadre de la planification de vos événements virtuels. Si votre processus de suivi est finalisé, il devient beaucoup plus facile et rapide d'engager le dialogue avec les participants intéressés par votre événement, en utilisant efficacement les données de l'événement pour se connecter avec les prospects.
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2. Pendant l'événement virtuel
La préparation des événements virtuels en tant qu'organisateur ou exposant doit se poursuivre une fois l'événement en cours. Cela concerne le message que vous diffusez, la manière dont vous commercialisez l'événement, les incitations que vous offrez aux participants et vos méthodes pour recueillir les réactions. Voici quelques conseils à garder à l'esprit pendant le déroulement de votre événement virtuel :
Comment attirer l'attention et créer une expérience en ligne attrayante ?
Définissez votre message principal
Veillez à ce que votre message principal soit clairement défini et placé au centre de votre événement virtuel. Le message principal peut même être intégré dans la conception virtuelle du lieu de l'événement comme une forme de narration visuelle. Indiquez clairement que l'événement offre une valeur ajoutée et faites-le savoir à votre public.
Identifiez les principaux avantages de la visite de votre stand ou de votre événement. Expliquez brièvement et succinctement pourquoi la participation à votre événement en ligne en vaut la peine. En fonction de votre événement spécifique, les principaux avantages peuvent inclure le partage de connaissances, le fait d'être le premier à découvrir de nouveaux produits, des codes de réduction spéciaux, l'accès à des experts ou des possibilités de mise en réseau.
Quel que soit le motif de votre événement, veillez à être explicite dans votre message. Faites en sorte que les personnes qui envisagent de s'inscrire sachent exactement quels sont les avantages de leur participation.
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- Promotion sur les canaux externel
Une fois que vous avez défini votre message principal, il est temps de vous assurer qu'il est promu de manière appropriée - et pas seulement auprès des personnes qui suivent déjà votre marque - mais également sur les canaux externes. Communiquez les raisons pour lesquelles la participation à l'événement en vaut la peine ainsi que la valeur ajoutée pour les visiteurs en utilisant un message cohérent. Partagez vos premières impressions, des aperçus de l'événement, des annonces clés et bien d'autres choses encore, afin que tous ceux qui ne sont pas encore inscrits puissent voir ce qu'ils manquent.
Veillez à ce que la promotion de votre événement ou de votre stand soit partagée sur tous les canaux externes disponibles, qu'il s'agisse de bulletins d'information, de réseaux sociaux, de contenu téléchargeable ou de communiqués de presse. Incluez des appels à l'action (CTA) dans tout votre matériel promotionnel, comme "Il est encore temps de s'inscrire. Inscrivez-vous maintenant !", et utilisez des visuels et des hashtags sur mesure pour générer un buzz pendant la durée de l'événement.
- Encouragez et engagez les participants
N'obligez pas vos participants à rester assis pendant des heures devant un écran d'ordinateur avec leurs écouteurs - faites de votre événement virtuel une véritable expérience. Utilisez des outils d'engagement, la personnalisation, la gamification et les incitations pour faire passer votre événement virtuel au niveau supérieur.
Près de la moitié (49 %) des spécialistes du marketing s'accordent à dire que l'engagement du public est le principal facteur de réussite d'un événement. Si vous souhaitez obtenir un engagement fort lors de votre événement, utilisez des outils interactifs tels que le matchmaking assisté par l'IA, un chat de questions-réponses en direct, des sessions d'experts et des boutons de commentaires. Les zones de réseautage et les notifications push peuvent garantir que les participants ne se contentent pas de s'inscrire à l'événement avant d'y accéder de manière désintéressée.
De même, la gamification est un autre domaine de plus en plus important que les organisateurs d'événements explorent. En fait, 59 % des organisateurs d'événements utilisent déjà des stratégies de gamification pour améliorer l'engagement du public. Les éléments de gamification peuvent inclure des quiz, des tombolas, des sondages en cours de session, des chasses au trésor ou des bingos, et des prix intéressants tels que des t-shirts de marque, des bons de repas ou des codes de produits gratuits peuvent contribuer à maintenir l'interaction à un niveau élevé.
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- Privilégier la personnalisation
Il est facile d'ignorer un événement virtuel (même si vous vous y êtes inscrit) si le message et l'expérience globale sont génériques. Essayez plutôt d'intégrer la personnalisation dans votre événement ou votre stand virtuel afin de maintenir l'intérêt des participants. Offrez-leur la possibilité de participer à des discussions en petits groupes limités ou permettez-leur de personnaliser leur agenda. La personnalisation est l'un des principaux avantages des événements virtuels par rapport aux événements en personne, où les exposants doivent constamment parcourir les badges pour savoir à qui ils parlent.
Avec un événement virtuel, la personnalisation peut commencer dès qu'une personne consent à partager des données avec l'organisateur. Cela peut conduire à des emails d'invitation et des notifications personnalisés, à des appels vidéo et des chats privés, ou à des diffusions sur la plateforme. Le contenu présenté lors de votre événement virtuel ne doit pas nécessairement être mis en avant de la même manière pour tous vos participants. Certains sont plus susceptibles d'être intrigués par certaines conférences, par exemple, tandis que d'autres peuvent avoir des intérêts qui se situent ailleurs. Si vous avez une idée de la personne qui se cache derrière le nom d'un participant, assurez-vous d'en faire bon usage.
- Collectez des commentaires
Un autre avantage significatif des événements virtuels par rapport aux rassemblements en personne est la facilité avec laquelle vous pouvez recueillir des commentaires. L'envoi d'enquêtes et d'e-mails de suivi à vos participants peut même être automatisé, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de noter à la hâte les coordonnées des personnes à contacter.
Il est également possible d'encourager le processus de feedback lors d'événements virtuels. Offrir des cadeaux ou des tirages au sort en échange des commentaires des participants est un excellent moyen de créer un exercice mutuellement bénéfique où les organisateurs peuvent en savoir plus sur les aspects positifs de leur événement et les participants peuvent gagner des prix intéressants. Il est également possible de recueillir des commentaires après chaque session principale au sein de la plate-forme de l'événement et d'intégrer des questionnaires de commentaires dans le design pour les rendre plus visibles. Les organisateurs doivent rendre ces questionnaires conviviaux et pas trop longs.
Avec les événements virtuels, il devient également plus facile d'analyser et d'évaluer vos résultats. Au lieu de se contenter de recueillir des commentaires, les plates-formes d'événements virtuels peuvent exploiter des analyses avancées, de sorte que vous pouvez décomposer les réponses de vos participants. Quel est le degré de satisfaction de vos participants ? Attirez-vous un secteur d'emploi en particulier ? Y a-t-il certains groupes démographiques que vous avez du mal à intéresser ? Vous pouvez répondre à toutes ces questions et à bien d'autres grâce au retour d'information de votre événement virtuel (ainsi qu'en analysant le parcours des utilisateurs après l'événement).
- Réussissez votre design
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La conception de votre événement doit être un élément clé de la planification et de la préparation d'un événement virtuel. Avec une plateforme numérique, vous pouvez personnaliser votre conception d'une manière qui n'est tout simplement pas possible avec les événements en personne. Il est possible de choisir parmi plusieurs modèles ou de créer une toute nouvelle image de marque pour votre événement - une image qui raconte l'histoire de votre événement, utilise des vidéos, de la réalité augmentée animée et d'autres innovations numériques.
Avec les événements virtuels, les organisations peuvent intégrer tous les aspects de leur identité d'entreprise dans la conception de leur événement. MEETYOO propose même l'utilisation de concepteurs numériques expérimentés qui peuvent créer des modèles 3D sophistiqués dans le cadre de lieux numériques réalistes qui sont ensuite rendus en 2D.
De plus, la conception d'événements virtuels ne se limite pas à l'aspect esthétique, elle sert également un objectif concret. Le design peut intégrer des présentations de produits, des photos, des vidéos et des catalogues de produits en ligne afin de contribuer à l'objectif pratique de raconter l'histoire de votre événement.
3. Après l'événement
Une fois l'événement virtuel terminé, il n'est pas temps de s'asseoir et de se détendre. Les organisateurs et les exposants doivent avoir une stratégie post-événement claire pour s'assurer qu'ils en retirent le maximum de valeur. Voici quelques domaines sur lesquels il faut se concentrer une fois l'événement terminé :
Quoi et comment mesurer le succès
- Engagement du contenu
Analysez l'engagement de votre contenu. Combien de visiteurs interagissent avec votre contenu ? Évaluez le nombre de vues, de clics et de téléchargements pour chaque aspect de l'événement reçu. Un contenu particulier a-t-il suscité des réactions ? Si oui, quels enseignements peut-on en tirer ?
- Le nombre et la qualité des conversations
Combien de conversations ou de démonstrations de produits avez-vous eues pendant votre événement, et quelle était la qualité de ces conversations ? Les mesures qui évaluent la durée de chaque conversation, ainsi que les types de personnes qui y ont pris part, peuvent aider les organisateurs à déterminer celles qui n'étaient que des conversations agréables et celles qui pourraient déboucher sur de futures ventes. Le transfert de ces données vers votre CRM vous permettra de gérer facilement le processus d'évaluation des prospects.
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- Génération de leads
Évaluez le nombre de pistes découlant de votre événement virtuel, ainsi que leur qualité et l'entonnoir de génération. D'où viennent ces pistes ? Était-ce via la fonctionnalité de chat, le formulaire de contact de l'événement, ou autre ? Et n'oubliez pas que, selon les termes et conditions acceptés par les participants, tout visiteur du stand est un prospect que vous pouvez contacter.
- Suivis
À plus long terme, quels participants à votre événement sont devenus des membres de votre communauté d'affaires et, finalement, des prospects. Combien de visiteurs sont restés engagés après votre suivi et se sont transformés en opportunités de clients ou de consommateurs ?
Conclusion : L'importance de la préparation
La préparation d'un événement virtuel, en tant qu'organisateur ou exposant, est un processus en plusieurs étapes qui implique une planification avant, pendant et après l'événement. Réfléchissez bien à votre message principal, à ce que vous espérez obtenir et à la manière dont vous allez mesurer et valider le succès. Une fois l'événement terminé, évaluez son succès. Était-il attrayant ? A-t-il créé de nombreux prospects ? Les conversations de suivi permettent-elles d'établir des liens à long terme ?
Si la préparation d'un événement en ligne semble être une tâche difficile, n'ayez crainte. Les solutions d'événements virtuels de MEETYOO offrent la fonctionnalité, la gestion complète du projet et l'expertise pour optimiser le processus de planification - avant, pendant et après votre événement. Nous sommes le fournisseur de choix pour les salons de l'emploi, les lancements de produits, la communication interne, et plus encore. Pourquoi ne pas prendre contact avec nous pour voir comment MEETYOO peut rationaliser le processus de planification et vous assurer d'organiser un événement virtuel qui répond à tous vos besoins, ainsi qu'à ceux de vos participants.
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