Wie man sich als Organisator und Aussteller auf eine virtuelle Veranstaltung vorbereitet

So organisieren Sie ein besonderes virtuelles Event - MEETYOO

Event-Organisatoren | 7 Minuten

Die Vorteile von virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen werden immer beliebter. Aktuelle Umfragen zeigen, dass 55 % der Event-Organisatoren planen, im nächsten Jahr mehr Geld in virtuelle Veranstaltungen zu investieren. Teilweise werden virtuelle Veranstaltungen aufgrund der vielen Vorteile, die sie im Vergleich zu physischen Veranstaltungen bieten, immer beliebter. Sie sind deutlich günstiger, bieten effizientes Networking, höhere Teilnehmerzahlen, einen geringeren Co2-Fußabdruck und eine Vielzahl anderer Vorteile. Virtuell ist definitiv nicht die zweitbeste Option für Veranstaltungen – und natürlich spielen auch hybride Events eine Rolle.

Umso mehr sollten virtuelle Veranstaltungen nicht als "einfache Alternative" betrachtet werden. Ihr Erfolg hängt vom Einsatz der richtigen virtuellen Veranstaltungsplattform ab, welche den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht werden kann. Als Veranstalter oder Aussteller sollten Sie sich auf virtuelle Veranstaltungen gründlich und zielgerichtet vorbereiten, damit sie Ihrem Publikum gerecht werden.

In diesem Artikel haben wir einige Best Practices für die Planung und Vorbereitung virtueller Veranstaltungen aufgeführt, damit Sie häufige Fehler vermeiden und die ultimative virtuelle Veranstaltung organisieren.

Virtual worlds in the MEETYOO metaverse — MEETYOO Virtual Experience

1. Vor dem virtuellen Event

Die Vorbereitungen für Ihre Online-Veranstaltungen (als Veranstalter oder Aussteller) beginnen lange bevor sich Ihre Teilnehmer anmelden. Da die Zahl der virtuellen Veranstaltungen zunimmt, ist der Wettbewerb hart, um sicherzustellen, dass sich Ihre virtuelle Veranstaltung von der Masse abhebt. Marktforschern zufolge werden im Jahr 2022 voraussichtlich 40 % der Veranstaltungen virtuell stattfinden - ein Anstieg von 5 % im Vergleich zu 2020. Da dieses Wachstum weiter anhalten wird, ist es wichtig, dass Organisatoren die Unterschiede zwischen virtuellen und persönlichen Veranstaltungen verstehen. Selbst wenn Sie Erfahrung mit der Organisation einer physischen Veranstaltung haben, kann die Verwaltung einer virtuellen Veranstaltung ganz anders aussehen.

Unterschiede zu Vor-Ort-Veranstaltungen

Vor-Ort und virtuelle Veranstaltungen unterscheiden sich in vielen Aspekten. Es ist wichtig, dass Sie dies bei der Planung und Vorbereitung Ihrer virtuellen Veranstaltung berücksichtigen. Zunächst ist die Art der Inhalte, die Sie benötigen, unterschiedlich. Bei einer persönlichen Veranstaltung werden physische Broschüren, Visitenkarten oder Markenprodukte verteilt. Bei virtuellen Veranstaltungen werden stattdessen digitale Dokumente, einschließlich Links, Videos oder Präsentationen, verwendet. Bei Vorträgen müssen Sie das Präsentationsformat, die Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Teilnehmer sowie die erforderliche audiovisuelle Qualität bedenken.

Auch in Bezug auf das Marketing unterscheidet sich eine virtuelle Veranstaltung deutlich. Virtuelle Veranstaltungen profitieren von der weltweiten Erreichbarkeit und Verfügbarkeit, was sich auch in der Werbung für die Veranstaltung widerspiegeln sollte. Die größere Reichweite bei Ihrer Zielgruppe sollte durch Beiträge in sozialen Medien, digitale Newsletter, E-Mails und eine aufmerksamkeitsstarke Veranstaltungsseite unterstützt werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Veranstaltung lange im Voraus bewerben.

Ein weiterer wichtiger Unterschied betrifft die Einfachheit und Qualität der Datengenerierung und Datenauswertung. Kontaktformulare, Online-Anmeldungen, Kalenderlinks und andere digitale Protokolle erleichtern nicht nur die Generierung von Leads, sondern auch deren Auswertung anhand von Analysen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die verschiedenen Datenkanäle, die Ihnen während einer virtuellen Veranstaltung zur Verfügung stehen, kennen und wissen, wie Sie sie am besten nutzen können.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine angemessene Schulung und Anleitung zu den wichtigsten Unterschieden zwischen virtuellen und realen Veranstaltungen. Bei einer virtuellen Karrieremesse ist es zum Beispiel sehr wahrscheinlich, dass sie mit mehreren Kunden gleichzeitig zu tun haben werden. Glücklicherweise sind viele virtuelle Veranstaltungsplattformen so konzipiert, dass sie die Mitarbeiter unterstützen, indem sie Chat-Protokolle speichern, bei der Terminplanung helfen und vieles mehr.

Bei all den Vorbereitungen sollten Sie nicht vergessen, dass virtuelle Veranstaltungen einen großen Vorteil bei der Nachbereitung der Veranstaltung mit den Teilnehmern bieten. Virtuelle Veranstaltungen ermöglichen eine einfachere Identifizierung spezifischer Zielgruppen und den Austausch personalisierter Inhalte. Stellen Sie sicher, dass diese Gruppen und die Inhalte, die Sie für sie bereitstellen möchten, bereits im Vorfeld berücksichtigt werden.

So bereiten Sie sich auf virtuelle Veranstaltungen vor

Es gibt zahlreiche Bereiche, auf die Organisatoren oder Aussteller ihre Aufmerksamkeit richten sollten, bevor ihre virtuelle Veranstaltung stattfindet. Wir haben einige davon unten aufgeführt:

Auswahl der Inhalte: Wie bei einer physischen Veranstaltung sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Inhalte vorbereitet haben. Bei virtuellen Veranstaltungen kann dies Dokumente, Videos und Banner umfassen. Auch der virtuelle Veranstaltungsort selbst muss erstellt werden, komplett mit Unternehmensinhalten wie Firmenlogos. Überlegen Sie sorgfältig, welche Arten von Inhalten und Formaten sich am besten eignen, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Virtuelle Konferenzen sind in der Regel kürzer als persönliche Konferenzen. Planen Sie daher drei bis vier Stunden Inhalt pro Tag ein, mit vielen Pausen dazwischen.
Redner und Grundsatzreferate: Ihre Redner müssen umfassend über die Agenda Ihrer Veranstaltung informiert werden, und Sie benötigen einen Moderator, der mit virtuellen Veranstaltungen vertraut ist. Schulen Sie Ihre Redner darin, wie sie ihre Webcams einrichten und wie sie das Präsentations-Backend nutzen. Ein Probelauf der Veranstaltung und ein Redner-Kit, mit dem sich die Teilnehmer auf den großen Tag vorbereiten können, sind ebenfalls eine gute Idee. Einige Veranstaltungsplattformen, wie MEETYOO Pro, bieten einen verwalteten Service an, der Ihnen bei diesem komplexen, aber äußerst wichtigen Prozess helfen wird.
Marketingstrategie: Prüfen Sie, über welche Marketingkanäle Sie Ihr Zielpublikum am besten erreichen. Ist es wahrscheinlicher, dass sie durch einen Beitrag in den sozialen Medien oder ein per E-Mail verschicktes Anmeldeformular angesprochen werden? Es gibt kein Patentrezept für die erfolgreiche Vermarktung Ihrer virtuellen Veranstaltung, aber Sie sollten sich frühzeitig eine Strategie zurechtlegen.
Lead-Generierung: Versenden Sie frühzeitig Kontaktformulare und verwenden Sie Analyse- und CRM-Tools, um die Teilnahmequoten, die Art der gestellten Fragen und andere relevante Metriken zu überwachen. Finden Sie heraus, woher die Leads kommen könnten, bevor Ihre Veranstaltung beginnt, und verfolgen Sie sie.
Mitarbeiter: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen und Briefings zu Themen wie technisches Wissen und Networking an – was immer für ihre Rolle während der Veranstaltung relevant ist. Prüfen Sie die Verfügbarkeit jedes Einzelnen, ob er besser am Stand des Unternehmens oder an einem anderen Ort platziert werden sollte, und (gegebenenfalls) ob er einen eigenen Avatar für die Veranstaltung erstellen oder hochladen muss.
Mehrmalige Ansprache der Zielgruppe: Bereiten Sie E-Mail-Sequenzen, Werbeaktionen, Sonderangebote und Banner als Teil Ihrer virtuellen Veranstaltungsplanung vor. Wenn Ihr Follow-up-Prozess abgeschlossen ist, wird es viel einfacher und schneller, mit interessierten Teilnehmern Ihrer Veranstaltung in Kontakt zu treten und die Veranstaltungsdaten effizient für die Kontaktaufnahme zu nutzen.

MEETYOO platform for virtual immersive events — MEETYOO Plattform für interaktive virtuelle Events

2. Während des virtuellen Events

Die Vorbereitung virtueller Veranstaltungen als Organisator oder Aussteller muss auch nach der Veranstaltung fortgesetzt werden. Dies betrifft die Botschaft, die Sie vermitteln, die Art und Weise, wie Sie die Veranstaltung vermarkten, die Anreize, die Sie den Teilnehmern bieten, und Ihre Methoden zur Erfassung von Feedback. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie während der Durchführung Ihrer virtuellen Veranstaltung beachten sollten:

So generieren Sie Aufmerksamkeit und schaffen ein echtes Besuchererlebnis

Definieren Sie Ihre Kernbotschaft

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kernbotschaft klar definiert ist und während Ihrer virtuellen Veranstaltung im Vordergrund steht. Die Kernbotschaft kann sogar in das virtuelle Design des Veranstaltungsortes als eine Form des visuellen Storytellings eingebettet werden. Machen Sie deutlich, dass die Veranstaltung einen klaren Mehrwert bietet, und vermitteln Sie dies Ihrem Publikum.

Nennen Sie die wichtigsten Vorteile des Besuchs Ihres Messestandes oder Ihrer Konferenz. Erklären Sie kurz und bündig, warum sich die Teilnahme an Ihrem Online-Event lohnt. Je nach Veranstaltung können die Vorteile darin bestehen, Wissen auszutauschen, als Erster von neuen Produkten zu erfahren, spezielle Rabattcodes zu erhalten, an Fragerunden mit Experten teilzunehmen oder Gleichgesinnte zu treffen.

Was auch immer das Ziel für Ihre Veranstaltung ist, stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihrer Botschaft klar ausdrücken. Lassen Sie Personen, die eine Anmeldung in Erwägung ziehen, nicht im Unklaren darüber, welche Vorteile die Teilnahme an der Veranstaltung mit sich bringt.

Werbung in externen Kanälen

Sobald Sie Ihre Kernbotschaft definiert haben, müssen Sie dafür sorgen, dass sie angemessen beworben wird – und zwar nicht nur bei Personen, die Ihrer Marke bereits folgen, sondern auch über externe Kanäle. Kommunizieren Sie mit einer konsistenten Botschaft, warum sich die Teilnahme lohnt und welchen Mehrwert die Besucher davon haben. Teilen Sie erste Eindrücke, kleine Einblicke in die Veranstaltung, wichtige Ankündigungen und mehr, damit alle, die sich noch nicht angemeldet haben, sehen können, was sie verpassen.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Event- oder Standwerbung über alle verfügbaren externen Kanäle verbreitet wird, sei es in Newslettern, sozialen Netzwerken, herunterladbaren Inhalten oder Pressemitteilungen. Fügen Sie in Ihr gesamtes Werbematerial Handlungsaufforderungen ein, wie z. B. „Es ist noch Zeit, sich anzumelden. Melden Sie sich jetzt an!“, und verwenden Sie maßgeschneidertes Bildmaterial und Hashtags, um während der Veranstaltung für Aufsehen zu sorgen.

Anreize schaffen und Teilnehmer einbinden

Lassen Sie Ihre Teilnehmer nicht stundenlang mit Kopfhörern vor einem Bildschirm sitzen, sondern machen Sie Ihre virtuelle Veranstaltung zu einem echten Erlebnis. Nutzen Sie Engagement-Tools, Personalisierung, Gamification und Anreize, um Ihre virtuelle Veranstaltung auf die nächste Stufe zu heben.

Fast die Hälfte (49 %) der Vermarkter sind sich einig, dass die Einbindung des Publikums der wichtigste Faktor für den Erfolg einer Veranstaltung ist. Wenn Sie ein starkes Engagement bei Ihrer Veranstaltung wünschen, sollten Sie interaktive Tools wie KI-gestütztes Matchmaking, einen Live-Chat mit Fragen und Antworten, Expertensitzungen und Feedback-Buttons einsetzen. Vernetzungsbereiche und Push-Benachrichtigungen können dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer nicht einfach nur für die Veranstaltung anmelden, bevor sie diese uninteressiert besuchen.

In ähnlicher Weise ist Gamification ein weiterer, zunehmend wichtiger Bereich, den Veranstaltungsorganisatoren erforschen. Tatsächlich nutzen 59 % der Veranstalter bereits Gamification-Strategien, um das Engagement des Publikums zu verbessern. Zu den Gamification-Elementen gehören Quizspiele, Verlosungen, Umfragen während der Veranstaltung, Schnitzeljagden oder Bingo. Spannende Preise wie Marken-T-Shirts, Essensgutscheine oder kostenlose Produktcodes können dazu beitragen, die Interaktion auf einem hohen Niveau zu halten.

Kula matchmaking arena - MEETYOO virtual event platform — Virtual Event Matchmaking Area

Nutzen Sie die Vorteile von Personalisierung

Es ist leicht, eine virtuelle Veranstaltung zu ignorieren (selbst wenn man sich dafür angemeldet hat), wenn die Botschaften allgemein gehalten sind. Versuchen Sie stattdessen, Ihre virtuelle Veranstaltung zu personalisieren, um das Interesse der Teilnehmer zu wecken. Bieten Sie ihnen die Möglichkeit, an limitierten Gruppendiskussionen teilzunehmen, oder bieten Sie die Möglichkeit, die Event-Agenda zu personalisieren. Die Möglichkeit der 1:1 Personalisierung ist einer der Hauptvorteile virtueller Veranstaltungen gegenüber vor-Ort Veranstaltungen, bei denen Aussteller unauffällig den Namensbadge checken müssen, um herauszufinden, mit wem sie gerade sprechen.

Bei einer virtuellen Veranstaltung kann die Personalisierung beginnen, sobald eine Person der Weitergabe von Daten an den Organisator zustimmt. Dies kann zu personalisierten Einladungs-E-Mails und -Benachrichtigungen, privaten Videoanrufen und Chats oder plattforminternen Übertragungen führen. Die Inhalte, die auf Ihrer virtuellen Veranstaltung präsentiert werden, müssen nicht für alle Teilnehmer gleichermaßen im Vordergrund stehen. Einige sind beispielsweise eher an bestimmten Vorträgen interessiert, während andere vielleicht ganz andere Interessen haben. Wenn Sie wissen, welche Person sich hinter dem Namen eines Teilnehmers verbirgt, sollten Sie dies nutzen.

Feedback einholen

Ein großer Vorteil virtueller Veranstaltungen gegenüber Treffen vor Ort ist, dass Feedback einfach gesammelt werden kann. Das Versenden von Umfragen und Follow-up-E-Mails an Ihre Teilnehmer kann sogar automatisiert werden, sodass Sie sich nicht alle Kontaktdaten notieren müssen.

Es ist auch möglich, Anreize für den Feedbackprozess zu schaffen. Das Anbieten von Werbegeschenken oder Verlosungen im Gegenzug für das Teilnehmerfeedback ist eine Win-win-Situation. Sie können mehr darüber erfahren, welche Themen bei ihrer Veranstaltung gut laufen, und die Teilnehmer spannende Preise gewinnen. Feedback kann beispielsweise direkt nach jeder einzelnen Keynote-Sitzung innerhalb der Veranstaltungsplattform gesammelt werden. Feedback-Fragebögen können in das Design eingebettet werden, um sie besser sichtbar zu machen. Die Planer sollten diese Fragebögen benutzerfreundlich und nicht zu lang gestalten.

Mit virtuellen Veranstaltungen wird es auch einfacher, die Ergebnisse zu analysieren und auszuwerten. Anstatt einfach nur Feedback zu sammeln, können virtuelle Veranstaltungsplattformen fortschrittliche Analysemöglichkeiten nutzen, sodass Sie die Antworten Ihrer Teilnehmer aufschlüsseln können.

Wie zufrieden waren Ihre Teilnehmer?
Sprechen Sie ein bestimmtes Berufsfeld besonders an?
Gibt es bestimmte demografische Gruppen, die Sie nur schwer erreichen können?

All diese Fragen und mehr können Sie mit dem Feedback Ihrer virtuellen Veranstaltung beantworten, und ebenso durch die Analyse des Nutzerverhaltens nach Abschluss der Veranstaltung.

Nutzen Sie das Design der Event-Umgebung

Virtual event platform for sustainable events - MEETYOO — Virtuelles Veranstaltungsdesign

Das Design Ihrer virtuellen Veranstaltungsumgebung sollte bei der Planung und Vorbereitung von virtuellen Veranstaltungen eine wichtige Rolle spielen. Mit einer digitalen Plattform können Sie Ihre Event-Umgebung auf eine Weise individualisieren, die bei persönlichen Veranstaltungen einfach nicht möglich ist. Sie können aus einer Reihe von Vorlagen auswählen oder ein abstraktes Erscheinungsbild für Ihre Veranstaltung entwerfen – eines, das die Geschichte Ihrer Veranstaltung erzählt, Videos, animierte Augmented Reality und andere digitale Innovationen nutzt.

Mit virtuellen Events können Unternehmen jeden Aspekt ihrer Corporate Identity in das Design ihrer Veranstaltung einfließen lassen. MEETYOO nutzt dafür erfahrene Designer, die anspruchsvolle 3D-Modelle als Teil von lebensechten digitalen Locations erstellen können, die dann in 2D dargestellt werden.

Die Gestaltung virtueller Events dient aber nicht nur der Optik, sondern auch einem konkreten Zweck. Das Design kann Produktpräsentationen, Bilder, Videos und Online-Produktkataloge einbetten, sodass es zum Ziel beiträgt, die Kernbotschaft Ihrer Veranstaltung zu erzählen.

3. Nach der Veranstaltung

Nach dem Ende einer virtuellen Veranstaltung ist es nicht an der Zeit, sich zurückzulehnen und zu entspannen. Organisatoren und Aussteller sollten eine klare Strategie für die Zeit nach der Veranstaltung haben, um sicherzustellen, dass sie den größten Nutzen daraus ziehen. Hier sind einige Bereiche, auf die Sie sich nach dem Ende der Veranstaltung konzentrieren sollten:

So messen Sie ihren Erfolg

Interaktion mit den Inhalten

Analysieren Sie die Interaktion mit Ihren Inhalten. Wie viele Besucher interagieren mit Ihren Inhalten? Bewerten Sie die Anzahl der Aufrufe, Klicks und Downloads, die jeder Aspekt der Veranstaltung erhalten hat. Haben bestimmte Inhalte Feedback erhalten? Wenn ja, was kann man daraus lernen?

Anzahl und Qualität von Gesprächen

Wie viele Gespräche oder Produktdemonstrationen haben Sie während Ihrer Veranstaltung geführt, und wie war die Qualität dieser Gespräche? Metriken, die die Dauer der einzelnen Gespräche sowie die Art der teilnehmenden Personen bewerten, können den Organisatoren helfen, festzustellen, welche Gespräche nur angenehm waren und welche zu künftigen Verkäufen führen könnten. Die Übermittlung dieser Daten an Ihr CRM ermöglicht Ihnen eine einfache Verwaltung des Leadscoring-Prozesses.

Future of virtual event platforms - MEETYOO — Virtuelle Veranstaltungen sind immer erreichbar

Lead Generierung

Bewerten Sie die Anzahl der Leads, die aus Ihrer virtuellen Veranstaltung hervorgegangen sind, sowie deren Qualität und den Trichter ihrer Entstehung. Woher kamen diese Leads? Über die Chat-Funktion, das Veranstaltungs-Kontaktformular oder auf andere Weise? Und denken Sie daran: Je nach den von den Teilnehmern akzeptierten Bedingungen ist jeder Standbesucher ein Lead, der von Ihnen kontaktiert werden kann.

Nachfassaktionen

Langfristig betrachtet: Welche Teilnehmer Ihrer Veranstaltung wurden Teil Ihrer größeren Geschäftsgemeinschaft und schließlich zu potenziellen Kunden. Wie viele Besucher blieben nach Ihrer Nachbereitung engagiert und wurden zu Kunden oder Interessenten?

Fazit: Gute Vorbereitung macht den Unterschied

Die Vorbereitung virtueller Veranstaltungen als Organisator oder Aussteller ist ein mehrstufiger Prozess, der die Planung vor, während und nach der Veranstaltung umfasst. Denken Sie sorgfältig darüber nach, was Ihre Kernbotschaft ist, was Sie erreichen wollen und wie Sie den Erfolg messen und überprüfen wollen. Bewerten Sie nach Abschluss der Veranstaltung, wie erfolgreich sie war. War sie ansprechend? Wurden viele Kontakte geknüpft? Führen die Folgegespräche zu langfristigen Verbindungen?

Wenn Ihnen die Vorbereitung einer Online-Veranstaltung zu viel erscheint, keine Sorge. MEETYOOs Lösungen für virtuelle Events bieten die Funktionalität, das komplette Projektmanagement und die Expertise, um den Planungsprozess zu optimieren - vor, während und nach Ihrem Event. Wir sind der Anbieter der Wahl für Karrieremessen, Produkteinführungen, interne Kommunikation und vieles mehr. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um herauszufinden, wie MEETYOO den Planungsprozess unterstützen kann, sodass Ihre virtuelle Veranstaltung alle Ihre Erwartungen erfüllt.