10 Pro-tips sur la Façon d'Organiser un Évenement Digital

Il faut une créativité sans limite et des interactions innovantes pour créer un événement digital réussi.

Les événements digitaux offrent une nouvelle, excitante et différente expérience des appels standard ou aux conférences en personne. Avec MEETYOO, vous pouvez améliorer vos événements en ligne grâce à l’engagement entre pairs, aux jeux et aux options de networking qui stimulent l’interactivité et donnent les mêmes avantages d’une expérience en personne mais sans frais.

Avec les expériences de 3D designs et la ludification, il y a beaucoup d’outils à votre disposition. C’est pourquoi nous avons rassemblé nos 10 meilleurs conseils sur la façon d’organiser un événement digital engageant et novateur qui est meilleur pour les entreprises, les individus et la planète.

1. Commencez par un but précis

Il peut être tentant d’emballer votre événement avec des fonctionnalités virtuelles innovantes et des designs événementiel. Mais la clé d’un événement digital réussi est de comprendre pourquoi vous le créez et quel est le but de l’événement.

Lancez-vous un nouveau produit? Organisez-vous une réunion annuelle? Organisez-vous une conférence? Commencer par bien comprendre le but de votre événement vous aidera à vous concentrer lors de la conception de votre espace digital et inclure des fonctionnalités qui créent des interactions significatives. Établir un objectif clair est un excellent moyen de s’assurer que votre événement digital a un impact réel sur votre entreprise.

2. Faites-le immersif pour un engagement supplémentaire

La beauté des événements virtuels réside dans leur capacité à connecter les gens à travers le monde dans un espace central sans l’agitation - ou l’empreinte carbone - des vols. Les événements digitaux vont au-delà des appels visio traditionnels et vous donnent le pouvoir de plonger vos participants dans leur toute première expérience d’événement.

Nos designs personnalisables, basées sur des templates ont un ensemble de fonctionnalités que vous pouvez inclure dans votre espace virtuel pour favoriser un sentiment d’immersion véritable et créer un sentiment de présence qui maintient votre public engagé.

Notre plateforme d'événements virtuels prend des modèles 3D sophistiqués et crée des lieux numériques réalistes qui sont uniques à votre événement. Allez-y et incluez des éléments comme une interface client intégrée, des logos de commanditaires et des bannières pour ajouter une valeur promotionnelle supplémentaire.

3. Less is More

Lorsque vous planifiez votre événement virtuel, il est essentiel de toujours garder à l’esprit que les événements digitaux sont différents que les réunions en personne. Vous devez être conscient de la portée d’attention de votre public. Assurez-vous que le programme des activités est clair et concis, que les exposés des conférenciers sont soumis à des limites de temps strictes et qu’il y a suffisamment de temps pour les pauses entre les exposés.

Faites attention de ne pas compliquer votre événement. Vous ne voulez pas que vos participants se sentent perdus ou dépassés par toutes les options.

La clé d’une expérience utilisateur exceptionnelle est de rendre la navigation aussi simple que possible pour les participants. Rappelez-vous, la simplicité est un superpouvoir et il faut souvent plus de vision pour couper des éléments et des fonctionnalités que de les ajouter.

Il est également utile de guider votre public en utilisant des messages pop-up et des éléments d’ordre du jour dans l’événement 3D pour être sûr qu’ils ne manquent pas l’action.

4. Création conjointe de l’horaire

Une façon de faire en sorte que votre public se sente impliqué avant même que votre événement virtuel ait commencé, est de collaborer et de créer le calendrier avec lui. C’est une tactique particulièrement percutante si vous organisez un événement pour un client. Cela vous permettra de vraiment offrir l’expérience qu’ils recherchent.

Rendez votre agenda plus dynamique pour un événement client, en envoyant un sondage avec le courriel RSVP demandant à tous les participants sur les types de sujets qu’ils aimeraient voir discutés lors de l’événement virtuel. Vous pouvez ensuite accueillir des groupes d’experts sur ces mêmes sujets, confiants que vous livrez du contenu intéressant.

Vous pouvez même utiliser ce sondage pour demander combien de temps devraient durer les discussions et les séances en petits groupes, ainsi que pour aider à la sélection des conférenciers.

5. Améliorer la gamification

"All work and no play" est un moyen sûr de tanker votre événement. L’ajout de fonctionnalités interactives et de jeux à votre site virtuel augmentera le volume de visiteurs dans les zones clés de votre événement digital. Nous offrons une variété de fonctionnalités de gamification virtuelle pour s’adapter à chaque occasion. Des jeux-questionnaires aux tirages au sort, en passant par les votes, les sondages et même les jeux tiers intégrés, il existe d’innombrables façons de divertir votre public.

Dans un récent événement digital sous-marin sur le thème du monde dans notre série d’événements "L’avenir des événements numériques" nous avons organisé une chasse au trésor en cachant différentes espèces de poissons dans toutes les salles virtuelles de la conception de l’événement - inspiré par un film populaire de Disney Pixar que nous avons appelé la chasse « trouver MEEMO ».

Le jeu a à la fois motivé la participation et a également sensibilisé à la conservation des océans rattaché au thème de l’événement avec des messages pop-up sur l’état de la pollution des océans et ses solutions. Un point a été attribué pour chaque découverte d’un poisson caché et inscrit sur un tableau d’affichage de tous les participants. Les gagnants ont chacun reçu une copie du livre du conférencier principal et expert de l’événement Rudd Janssen intitulé « Design to change - Elevating your abilities to look & act beyond the now ». Cela a rehaussé la ludification et ajouté des éléments amusants et éducatifs à l’expérience.

6. Envoyer des invitations hyper personnalisées aux participants à l’atelier et à la table ronde

Maintenant que votre horaire est en place, il est temps d’attirer l’attention de votre public avec les invitations. MEETYOO permet de maximiser la participation aux ateliers et aux tables rondes grâce à des invitations super personnalisées qui s’adressent directement à chaque personne.

Grâce à la gestion des participants, vous pouvez contrôler le parcours de vos visiteurs avant et après l’événement grâce à des pages d’inscription détaillées, au courrier automatisé et aux rappels d’événements, afin que vos participants ne manquent pas les ateliers et les tables rondes qui leur sont les plus pertinents.

En connectant MEETYOO à votre CRM, vous pouvez adapter les invitations à des intérêts et des secteurs spécifiques ainsi que générer des rapports détaillés et des suivis après les ateliers.

7. Maximiser les possibilités de networking

Les événements virtuels réussis créent des liens qui peuvent mener à d’excellents partenariats d’affaires. Donnez à votre public autant d’occasions de se rencontrer que possible. Cela peut être fait avec des fonctionnalités telles que le matchmaking IA, des salles de discussion vidéo à thème et des connexions individuelles directes.

Notre plateforme MEETYOO Pro facilite les discussions et les connexions entre les visiteurs en ligne. Notre fonction de matchmaking d’événements digitaux est ce qui crée vraiment une expérience individuelle et une excellente base pour établir des liens durables avec des personnes aux vues similaires.

Notre fonction de recherche permet même aux gens de chercher d’autres visiteurs et de voir les détails de leur profil, tels que leur entreprise, leur emplacement et leur titre de poste.

8. Utiliser l’IA Matchmaking pour les chats thématiques

Faites passer le networking au niveau supérieur grâce à notre fonction d’IA de matchmaking qui identifie les occasions de réseautage en fonction des sujets et des intérêts que vos participants partagent. Les visiteurs virtuels seront dirigés vers des exposants et du contenu précis qui correspondent à leurs champs d’intérêt.

Des discussions thématiques peuvent même avoir lieu avant, pendant et après les discussions avec nos fonctionnalités de réseau silencieux de texte et de vidéo. La meilleure façon d’offrir cette expérience est dans les espaces de réunion virtuels qui recréent les rencontres en personne lors d’événements. Cela donne à vos participants une façon naturelle de se mélanger et signifie également que vos participants n’ont pas à attendre que les discussions prévues soient terminées pour établir ces liens importants.

9. Intégrer l’opinion du public au moyen de questions et réponses et de sondages en direct

Il est important d’avoir des éléments attrayants pour les événements digitaux. Vous pouvez créer un dialogue entre les conférenciers et les participants avec des fonctionnalités telles que des sessions de questions et réponses et des sondages en direct.

En apportant l’opinion du public dans les événements virtuels en direct, vous pouvez capturer la rétroaction en temps réel et aussi créer un sentiment dynamique d’engagement dans votre public. Intégrer les sondages d’audience et les sondages dans les discussions est une façon novatrice de secouer le format de séminaire périmé des discussions traditionnelles et d’ouvrir la discussion d’une manière non invasive.

À la fin de chaque séance, vous pouvez envoyer aux visiteurs virtuels intéressés à parler un lien privé pour rejoindre le conférencier sur une scène virtuelle pour une table ronde post-discussion impromptue, transformant le public et le format du conférencier en une expérience immersive et interactive.

10. Raffiné le contenu avec Remote Studio

Animez des discussions lors de votre événement virtuel avec des transitions harmonieuses et des modifications en douceur pour apporter un niveau de présentation fluide à votre contenu. C’est comme avoir un studio d'information, mais en streaming via webcast directement aux participants.

Idéal pour les discussions d’experts, les discussions au coin du feu, les séances de discussion ouverte et plus encore. Avec notre fonctionnalité Remote Studio, vous pouvez ajouter des transitions captivantes, de l’animation, des sous-titres, des troisième sous-titres inférieurs et basculer en douceur entre la vidéo en plein écran qui met en vedette un haut-parleur, à côté d’un contenu comme des graphiques, des diapositives ou des présentations.

Avec Remote Studio, vous pouvez facilement organiser des présentations d’entreprise et organiser des panels avec des équipes de direction du monde entier. Vous pouvez avoir jusqu’à huit conférenciers dans une session multipartite tous se joindre à distance, sans avoir à réserver des jours pour se rendre à un événement et en revenir.

Bonus!

Notre préféré: Mettez la durabilité au cœur de votre planification d’événements

Nous nous soucions de la durabilité et nous savons que vous aussie. C’est l’un des principaux avantages d’organiser un événement virtuel. En plaçant la durabilité en tête de votre agenda, vous pouvez aller plus loin que la réduction des émissions de carbone du transport lourd de carburant vers et depuis un lieu.

Envisagez de vous associer à une ONG environnementale pour planter des arbres ou compenser l’empreinte carbone numérique de votre événement. Faites-en un pilier de votre stratégie de communication sur les événements et incluez-la à votre ordre du jour afin d’encourager et d’intégrer les pratiques de durabilité dans votre industrie et de vous positionner en tant que leader en matière de durabilité.

Il existe d’innombrables façons d’améliorer votre événement en ligne et de le rendre mémorable pour les conférenciers et les participants. Nous espérons que ces conseils professionnels vous ont donné un guide approximatif pour organiser votre premier événement virtuel et laisser libre cours à votre créativité. Avec tous les outils à votre disposition, les événements virtuels peuvent être aussi imaginatifs et individuels que vous.