Datenschutzerklärung des Veranstalters für virtuelle Events

Datenschutzerklärung des Veranstalters für virtuelle Events

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Stand: 15.10.2023

Für virtuelle Events und die im Rahmen der virtuellen Events verarbeiteten Daten ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich, der in der Anmeldung zum virtuellen Event deutlich benannt wird (im Folgenden „Veranstalter“, uns“, „unser“ und „wir“). 

Als die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, möchten wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

Personenbezogene Daten sind Informationen, mit deren Hilfe eine Person bestimmbar ist, also Angaben, die zurück zu einer Person verfolgt werden können. Dazu gehören typischerweise der Name, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer. Zudem sind auch rein technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen.

Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Für virtuelle Events ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich. Dessen Kontaktdaten können Sie der Anmeldung zur Veranstaltung entnehmen. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen können Sie der allgemeinen Datenschutzerklärung des Veranstalters entnehmen. 
 
Wir sind der Veranstalter des virtuellen Events, welche wir mithilfe unseres technischen Dienstleisters, der meetyoo conferencing GmbH (im Folgenden „meetyoo“), realisieren, die die notwendige technische Infrastruktur bereitstellt (Server, Software u.ä.). 

Wir haben mit meetyoo einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, sodass meetyoo Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeitet. 
 
meetyoo nutzt als weiteren Unterauftragnehmer und Datenempfänger Amazon Web Services EMEA SARL (AWS), 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg („AWS“) für das Hosting des Events im AWS Rechenzentrum Frankfurt. meetyoo hat zur Ihrer Sicherheit gem. Art. 28 DSGVO eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung mit Amazon Web Services, Inc. inkl. der EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. 
 
Daten des virtuellen Events (bzgl. Content und Registrierungsdaten) werden in den Dateisystemen und Datenbanken verschlüsselt abgespeichert ("at Rest": AES verschlüsselt) sowie verschlüsselt über das Internet übertragen ("in Transit": TLS 1.3 verschlüsselt).

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist generell weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Veranstaltung ist jedoch nur für einen eingeschränkten Personenkreis vorgesehen, deswegen ist für die Bereitstellung unserer Services die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer Online-Registrierung erforderlich. 

1. Verarbeitungszweck und Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

•    Registrierung für die Teilnahme an dem virtuellen Event 

Für die Teilnahme an dem virtuellen Event ist eine einmalige Anmeldung (Single-Sign-On, SSO) oder eine Registrierung erforderlich. Die Daten, die bei der Registrierung gespeichert werden, sind aus der Eingabemaske des Registrierungsformulars ersichtlich. Es handelt es sich um Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort/PIN. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.

•    „Remember me“ Funktion (Benutzername/Passwort für weitere Logins speichern)

Wir nutzen für den Login zu unserem virtuellen Event möglicherweise die „Remember me“ Funktionalität, wenn Sie eine Einwilligung (durch Anklicken der Checkbox) abgegeben haben. Dies ist ein Verfahren, welches Benutzernamen und Passwort speichert, damit Sie sich bei dem nächsten Login für das konkrete Event nicht noch einmal mit "Benutzernamen und Passwort" anmelden müssen. Wir speichern auf Ihrem Endgerät einen „Refresh Token“ mit Ihrer Nutzer-ID für einen Zeitraum von 90 Tagen. 
Sie können diese Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Senden Sie hierzu einfach eine E-Mail mit dem Betreff „Widerruf Remember me“ unter Angabe der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich angemeldet haben, an datenschutz [at] meetyoo.de
 

•    Single Sign-On-Anmeldeverfahren (SSO)

Wir nutzen für die Registrierung oder für den Login zu unserem virtuellen Event möglicherweise das Single-Sign-On-Anmeldeverfahren (SSO). Dies ist ein Verfahren, welches es Teilnehmern erlaubt, sich mit Hilfe eines Benutzerkontos bei einem Anbieter von Single-Sign-On-Verfahren auch für unser virtuelles Event komfortabel - ohne neue Zugangsdaten - anzumelden. Voraussetzung für die Single-Sign-On-Anmeldung ist, dass der Teilnehmer bei dem jeweiligen Single-Sign-On-Anbieter angemeldet ist und die Single-Sign-On-Anmeldung mittels Button für unser virtuelles Event bestätigt. Bei Nutzung von "Single-Sign-On" wird dem jeweiligen Anbieter zunächst mitgeteilt, dass der Teilnehmer sich bei uns einloggen möchte. Wir erhalten dann eine Nutzer-ID mit der Information, dass der Teilnehmer unter dieser Nutzer-ID beim jeweiligen Single- Sign-On-Anbieter eingeloggt ist sowie eine für uns für andere Zwecke nicht weiter nutzbare ID (sog. "User Handle“). Wir nutzen für die Registrierung bzw. für den Login zu unserem virtuellen Event die folgenden Authentifizierungsdienste:  

• Microsoft Single-Sign-On: Diensteanbieter ist Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
• Google Single-Sign-On: Diensteanbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

•  Wir nutzen auf der Registrierungsseite Google reCAPTCHA. Das ist ein Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street Dublin 4, Irland. Mittels dieser Funktion können wir für mehr Datensicherheit bei der Übermittlung von Online-Formularen sorgen. Durch die Nutzung von Google reCAPCHTA wird unterschieden, ob die im Formular getätigte Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt ist oder ob ein Missbrauch durch maschinelle bzw. automatisierte Eingaben erfolgt. In diesem Rahmen wird Ihre IP-Adresse, die URL der Registrierungsseite und Ihre Browserversion an Google übertragen. IP-Adressen werden innerhalb der Mitgliedstaaten der EU oder anderer Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt, bevor die Daten auf einem Server in den USA landen. Die IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google kombiniert.

•    Logfiles
Mit Ihrer Registrierung auf der Webseite werden Server-Logfiles (IP-Adresse, technische Informationen über das genutzte Endgerät und den verwendeten Browser, einschließlich Version und ggf. installierten Plugins sowie Schriftarten, Datenmengen, technische Angaben zur Datenübertragung, wie Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode) verarbeitet. Zusätzlich werden technische Fehlercodes sowie Datum und Uhrzeit der Einwahl sowie Zeitzone verarbeitet. Dies dient der Identifizierung und der Verhinderung von Missbrauchsfällen (z.B. in dem Fall, dass ein Dritter Ihre Daten missbraucht und sich mit diesen Daten ohne Ihr Wissen auf unserer Seite registriert). 

•  Teilnahme an dem virtuellen Event
Während der Teilnahme an dem virtuellen Event speichern wir die oben genannten Server-Logfiles sowie Ihre Interaktionen während Ihrer Teilnahme an dem virtuellen Event (z.B. vorgenommene Downloads, gestellte Anfragen). Diese Daten werden dafür genutzt, um eine Auswertung des Events zuzulassen. Konkret werden diese Daten für folgende Zwecke genutzt:

•  Teilnahmestatistiken

Damit wir die Teilnahme an unseren virtuellen Events auswerten können, speichern wir nicht personenbezogene Teilnahmeinformationen (Anzahl der Live- und On-Demand Teilnehmer, durchschnittliche Dauer der Teilnahme, Anzahl der Registrierungen). Diese Informationen werden von uns nur in Statistiken aggregiert, die ausschließlich anonymisierte Daten enthalten werden. 

•  Wortmeldungen und Feedback der Online-Umfrage 

Damit Sie Wortmeldungen an den Präsentator, Veranstalter oder an übrige Teilnehmer übermitteln können, speichern wir Ihre Chat-Informationen (z.B. Inhalte Ihrer Fragen und Beiträge, sowie Uhrzeit und Datum). Um unser Angebot für Sie stetig zu verbessern, bitten wir Sie innerhalb des virtuellen Events ggf. uns über eine freiwillige Online-Umfrage Ihre Rückmeldungen zukommen zu lassen. Ihre Antworten der Umfrage werden dabei personenbezogen beim Dienstleister gespeichert und in anonymisierter Form an uns übermittelt.

•  Verwendung personenbezogener Daten für die Übersendung von Marketing-Mitteilungen bzw. zur personenbezogenen Auswertung des virtuellen Events

Wir erhalten von meetyoo Ihre Anmeldedaten und Daten über Ihre Aktivitäten während des virtuellen Events (z.B. Daten über den Besuch eines bestimmten virtuellen Messestandes oder Download einer bestimmten Information) soweit dies vom Veranstalter für das virtuelle Event bezweckt wird und Sie hierzu im Rahmen der Anmeldung eine Einwilligungserklärung abgegeben haben. Wir werden die oben genannten Daten auch verwenden, um Sie per E-Mail oder telefonisch zu kontaktieren und Ihnen Ankündigungen und Erinnerungen zu zukünftigen virtuellen Events, Veröffentlichungen von On-Demand Versionen und Aftershow-Mails zukommen zu lassen, wenn Sie eine Einwilligung abgegeben haben.  Dies gilt auch für die Auswertung personenbezogener Daten soweit dies vom Veranstalter für das virtuelle Event bezweckt wird und Sie hierzu eine Einwilligung im Rahmen der Anmeldung erteilt haben. Sie können diese Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Senden Sie hierzu einfach eine E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ an datenschutz [at] meetyoo.de

2. Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten

Registrierungsdaten werden so lange gespeichert wie es für die Nutzung des Dienstes notwendig ist. Die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung und Teilnahme an dem virtuellen Event inklusive dem Abgeben von Feedback oder Fragen erfasst werden, werden spätestens 12 Monate nach dem on-Demand-Event gelöscht.

3. Rechtsgrundlagen für eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die oben genannten Datenverarbeitungsvorgänge erfolgen, um den Vertrag über die Zurverfügungstellung des virtuellen Events zu erfüllen, den Sie bei der Registrierung mit uns abgeschlossen haben. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach dieser Norm sind Datenverarbeitungen zulässig, soweit sie erforderlich sind, um einen Vertrag zu erfüllen.

Die Verwendung der Logfiles zur Erstellung anonymisierter Statistiken basiert auf unserem berechtigten Interesse zur Erstellung von Statistiken zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleistungen (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Verarbeitung der Daten durch Google reCaptcha basiert auf Ihrer Einwilligung im Rahmen der Registrierung. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist eine Datenverarbeitung dann erlaubt, wenn Sie eine Einwilligung für die Datenverarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt haben. Diese Einwilligungserklärung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit Sie uns eine Einwilligungserklärung erteilt haben, basiert jegliche Kontaktaufnahme zu Marketingzwecken und eventuell anderer Kommunikationsformen bzw. die Auswertung personenbezogener Auswertungen, die in dem Einwilligungstext genannt werden,  auf Ihrer Einwilligungserklärung (Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligungserklärung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Hinweise zu Ihren Rechten

In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stehen Ihnen die folgenden Rechte zu: 

    •    das Recht auf Auskunft über und Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten

    •    das Recht, eine Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten zu verlangen

    •    das Recht, eine eingeschränkte Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen oder 

    •    der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen, soweit hierfür Gründen vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.


Weitere Rechte sind das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten in einem gängigen Dateiformat sowie das Recht, sich bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten nicht richtig verarbeitet werden. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem erfolgten Widerruf beeinträchtigt wird.
 
Sollten Sie Fragen in Zusammenhang mit dem Datenschutz oder Ihrer Einwilligung haben oder von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, senden Sie eine E-Mail an datenschutz [at] meetyoo.de.