Fraunhofer IAO Blogpost

meetyoo conferencing GmbH / Juni 2020 / Digitales Event


Das Fraunhofer IAO wurde vom Bundesministerium für Bildung und Forschung beauftragt, eine Tagung zum Thema Arbeitsforschung auszurichten. Unter dem Motto „Zukunft der Arbeit“ war es den Veranstaltern besonders wichtig, nicht nur zukunftsweisende Inhalte zum Thema vorzustellen, sondern auch ein innovatives Veranstaltungsformat in die Tagung mit einzubinden. Die Idee eines virtuellen Tagungspendants, mit dem Thema „Future Worlds of Work around the World“ war geboren – die Virtual World Tour. Parallel zur physischen Konferenz im Dezember 2018 in Stuttgart, konnten über 24 Stunden hinweg zwölf weltweit verteilte Institutionen mit zweistündigen Live-Streams aktuelle Forschungsergebnisse und ihre Sicht auf die Arbeitswelt der Zukunft präsentieren – und das alles auf meetyoos Plattform für virtuelle Events!

 

Eine Reihe von renommierten Forschungsorganisationen nahmen aus acht Zeitzonen und fünf Kontinenten teil. Es waren u. a. Einrichtungen aus Australien, Japan, Taiwan über Südamerika und den USA bis nach Europa vertreten.

 

Ein wesentliches Ziel der Virtual World Tour war die Förderung des wissenschaftlichen Austauschs über die Zukunft der Arbeit. Es galt zudem, Erkenntnisse der verschiedenen Disziplinen der Arbeitsforschung in einer gemeinsamen internationalen Wissenslandkarte zusammenzutragen. Diese soll in Zukunft Redundanzen in der Forschung minimieren und Synergien besser nutzen. Der Auftraggeber, das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF), legte zudem hohen Wert auf technische Zuverlässigkeit und einen reibungslosen Ablauf.  

 

Die Präsentationen und Diskussionen der Virtual World Tour waren auch nach dem Veranstaltungsende für die interessierten Fachbesucher als On-Demand Format des virtuellen Events abrufbar.  

Notwendigkeit der interaktiven Gestaltung von Sessions

Für den Erfolg virtueller Meetings ist die Interaktion der Online-Teilnehmer mit den physischen und virtuellen Tagungsinhalten von zentraler Bedeutung. Im Rahmen der Virtual World Tour wurde darauf geachtet, dass während der zwölf Live-Streams mit den internationalen Partnern Interaktionsmöglichkeiten bestehen. So konnten Teilnehmer beispielsweise durch Live-Chats während einiger Sessions mit den Partnern kommunizieren. Es wurde den Partnern des Fraunhofer IAO zusätzlich empfohlen, eine separate E-Mail Adresse anzulegen um dort eingehende Frage ebenfalls abzuarbeiten und eventuell in Live-Diskussionsrunden einzubinden. Zumeist lief die Kommunikation mit Teilnehmern über die Social Media Kanäle der jeweiligen Institution ab und wurde inhaltlich nicht mit in die Session mit eingebunden. Die Sessions selbst hatten unterschiedliche Formate, sie boten den Zuschauern etwa Präsentationen und Round Tables sowie Führungen vor Ort, die als Webcasts online gestreamt wurden.  

Die technische Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg

Eine der größten Herausforderungen in der Planung der Tagung lag bei meetyoo in der Rolle des technischen Providers. Es musste sichergestellt werden, dass bei allen zwölf Partnern sowohl die technische Infrastruktur als auch das benötigte Know-How für die Aufnahme und Wiedergabe eines Live-Streams vorhanden war. Dies beinhaltete z. B. auch die Überprüfung der Gegebenheiten vor Ort im Vorfeld des Events durch meetyoos technisches Team. Im Rahmen dieses technischen Checks wurden mehrere Bestandteile eines Live-Streams geprüft:

 

  • Kamera:  Statt mit einer Webcam sollten die Live-Streams mit einer höher auflösenden Kamera aufgezeichnet werden.
  • Mikrofone: Für eine qualitativ hochwertige Tonspur wurden Ansteckmikrofone oder Headsets empfohlen.
  • Grafische Unterstützung: Sobald neben dem Kamerabild noch weitere Inhalte (Präsentationen, Videoclips, Grafiken oder Animationen) geteilt werden sollten, wurde dies bereits vorab getestet. 
  • Standort: Für die Aufnahme des Live-Streams bieten sich Labore, Entwicklungszentren, Workshopräume oder auch Auditorien an. Damit während der Session auch die Perspektive gewechselt werden kann, empfahl sich eine Ausstattung des Sets mit Roll-ups, Bildschirmen oder Prototypen. 

 

Im Fall einer schwachen technischen Infrastruktur wurde den Partnern die Option eines Pre-Recordings anstelle eines Live-Streams angeboten. Diese Option wurde von drei der zwölf Partner in Anspruch genommen.  

Die Virtual World Tour, ein Use-Case für hybride wissenschaftliche Events

Die Erfahrungen mit der Virtual World Tour verstärken das Interesse des Fraunhofer IAO an hybriden Events. Insbesondere die Verbindung von online und offline Interaktionen über weltweit verteilte Institutionen hinweg, bietet viele Möglichkeiten, die mit der Virtual World Tour noch nicht ausgeschöpft wurden. So können auch in Zukunft Experimente mit hybriden Veranstaltungen auf diesem Gebiet einen Mehrwert bieten. Online-Arbeitsgruppen um Themen eines Symposiums vertiefend zu diskutieren stellen genauso eine Option dar, wie die Einbindung virtueller kollaborativer Räume in eine physische Tagung.

 

Nach Einschätzung des Innovationsmanagers des Kooperationspartners meetyoo, Tim Gutsche, bietet die Zukunft zudem vor allem “eine noch bessere Digitalisierung der physischen Erfahrung […] ein Problem dabei ist jedoch, wann immer man eine physische Erfahrung digitalisiert, konkurriert man mit der physischen Erfahrung.” Eine mögliche Konsequenz daraus wäre es, “virtuelle Meetings ganz neu zu denken, so dass diese gar nicht mehr an ein physisches Event erinnern.” 

Mehr zu unseren virtuellen ubivents können Sie hier erfahren.